In molti uffici di segreteria si ha prima o poi la necessità di scrivere una lettera da mandare poi a svariati destinatari. La procedura manuale di scrittura dei recapiti singolarmente apparirà subito lunga e stancante.
A venirci in aiuto c’è la stampa in serie di OpenOffice Writer tramite la quale potremo scrivere il corpo comune della lettera e poi specificare i destinatari. Il resto lo farà Writer per noi.
Questa funzionalità è raggiungibile cliccando “Strumenti -> Stampa guidata in serie”.
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La stampa unione di Microsoft Word o OpenOffice.org Write non è una pratica velocissima per scrivere indirizzi sulle buste; è piuttosto una soluzione utile per lunghe liste di destinatari, già raccolti in un database, ma bisogna conoscere l’uso di questa funzione.
Per chi usa come sistema operativo Mac OS X è disponibile gratuitamente un piccolo e veloce widget che all’occorrenza torna utile per stampare gli indirizzi sulle buste.
EasyEnvelopes si scarica e si installa facilmente; lo si lancia tramite tasto F12 insieme agli altri widget e in parte la compilazione è automatica.
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L’elenco di indirizzi da utilizzare nella stampa unione di Word, ha l’utilità di diffondere un messaggio (lettera, busta, etichetta, mail) in maniera semplice e veloce.
Oggi vederemo come creare ex novo in Microsoft Office Word 2007 un elenco di indirizzi personalizzato per la stampa unione. Seguendo pochi passi riusciremo a completare velocemente il nostro lavoro.
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Importare una lista di indirizzi, da Excel in Word, da utilizzare per la stampa unione, è molto semplice (a patto che si rispettino degterminate reole nella creazione dell’elenco nel foglio di lavoro) ed è molto utile poiché questi dati potremmo averceli già in un foglio di lavoro, o li abbiamo esportati in esso (i dati in Excel potremo, ad esempio, importarli da un database di Access).
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La stampa unione è un’importante funzionalità spesso trascurata dagli utenti perché rivolta ad un pubblico professionale. Infatti, consente di creare un insieme di documenti identici tra loro, ma che presentano alcuni elementi univoci.
Per esempio, in una lettera da inviare a dei clienti il logo sarà incluso in ogni copia, mentre l’indirizzo del cliente e la formula di apertura cambieranno di volta in volta.
Un lavoro di tal genere potrebbe richiedere delle ore, con la stampa unione risparmieremo molto tempo. Vediamo come fare per creare la stampa unione in Microsoft Office Word 2007.
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Creare una tabella di informazioni utile ad alimentare il documento che utilizzeremo per il mailing è un’operazione propedeutica alla definizione del documento stesso.
Come già evidenziato in un recente post si può attingere ad un elenco già pronto e salvato magari in un formato amico, per esempio in Excel.
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La stampa unione, come sappiamo, è una tecnica che serve ad inserire automaticamente una serie di informazioni provenienti da una tabella in un foglio di Word e può essere molto utile nelle operazioni di mailing, cioè quando si intende inviare la stessa comunicazione a più destinatari.
Per far ciò, procederemo quindi alla scrittura di una lettera, alla redazione di una tabella contenente tutti i destinatari; in un secondo momento provvederemo poi ad unire le due informazioni aggiungendo ad ogni lettera il suo proprio destinatario.
In questo modo potremo personalizzare migliaia, o anche più, di lettere ognuna con il proprio indirizzo.
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