Supponiamo di avere una lunga sequenza di numeri ai quali dobbiamo purtroppo anteporre il simbolo di dollaro. Le soluzioni possono essere almeno tre, ma dobbiamo scegliere la più conveniente.
Potremmo scrivere il segno di dollaro a mano, uno dopo l’altro, ma è evidente che non sfrutteremmo al meglio la tecnologia odierna; in alternativa potremmo usare un foglio di calcolo e una funzione “concatena”, ma dovremmo sistemare prima i numeri in varie celle, poi inserire in una colonna tanti simboli dollaro per quanti numeri abbiamo, poi usare la funzione concatena; per chi si arrangia con Google Spreadsheet, però, la soluzione ideale è la funzione appositamente pensata per questo scopo.
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A parte qualche limitazione imposta dal sistema di Google, la funzione “ImportRange” di Google Spreadsheet può essere utile per riportare dati da un foglio di lavoro a un altro.
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Quando si lavora in un foglio di calcolo con tipi di dati diversi memorizzati, in celle formattate diversamente, spesso si vuole copiare e incollare il contenuto di una cella in un’altra cella, senza modificare la formattazione della cella di arrivo. Oppure potremmo voler copiare le regole del Data Validation in un’altra cella senza modificare il relativo contenuto.
Con le nuove opzioni di Paste Special di Google Spreadsheet (foglio di calcolo) incollare solo determinate informazioni di una cella è possibile.
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La potenza di Google sta nella semplicità dell’interazione fra tutti i suoi servizi. Questo è il caso di Google Lookup integrato in Google Spreadsheet, una funzione che permette di effettuare ricerche mirate, secondo due chiavi di ricerca (oggetto e proprietà), per popolare una tabella.
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L’inserimento di dati nelle celle è il primo passo nella elaborazione dei dati di un foglio di calcolo.
Può quindi essere necessario vincolare l’input dei dati a determinati valori, togliendo all’utente la scelta di un inserimento arbitrario.
Vedremo oggi come inserire un controllo di validazione sui dati in un foglio di Google Spreadsheet.
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La possibilità di assegnare dei nomi alle celle di un foglio di calcolo è molto utile e può rendere più semplice l’inserimento di formule e funzioni. Il nome si usa al posto dei riferimenti di cella, rendendo più facile da leggere la funzione. Usando i nomi non è più necessario fissare in valore assoluto i riferimenti alle celle che non si devono aggiornare durante il trascinamento.
Si tratta di una funzionalità molto utile e utilizzata comunemente anche in Excel. Ora vogliamo vedere come realizzare la stessa cosa con il foglio di calcolo di Google.
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Anche il foglio di calcolo di GoogleDocs dispone della formattazione condizionale, ovvero la possibilità di formattare i dati sulla base di specifiche regole (valori maggiori, minori uguali a un valore di confronto, date di un intervallo…). Nella terminologia di Google questa funzionalità si chiama formattazione con regole.
Applicarla è facile, basta selezionare l’intervallo di celle a cui applicare questa formattazione e fare click sul pulsante per impostare il colore del carattere, o sul pulsante per impostare il colore di sfondo. Nel menu che si presenta, bisogna selezionare l’opzione Cambia con regole. Comparirà la finestra Cambia colori in base a regole.
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Le tabelle sono degli utili strumenti che raggruppano i dati in righe e colonne, e che permettono di filtrarli o raggrupparli in maniera molto semplice ed efficace.
Oggi vedremo come creare una tabella con Google Spreadsheet e il gadget “Table”.
Dopo aver effettuato l’accesso a Google Spreadsheet valorizziamo alcune colonne e selezioniamole. Clicchiamo “Insert” -> “Gadget” e dal filtro a sinistra “Tables” scegliamo il gadget “Table”.
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Un foglio di calcolo da condividere con altri deve essere esplicativo e semplice, in modo che non vi siano dubbi circa l’interpretazione dei dati.
Un modo per rendere chiare le cifre e i conteggi può essere quello di annotare piccole spiegazioni da associare alla singola cella, in modo tale che, passandoci sopra con il mouse, compaia un pop-up descrittivo.
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La suite gratuita di Google Docs viene spesso usata solo per calcoli veloci o editing di testi da condividere con i propri contatti.
Si fa fatica a pensare che si possa affidare una certa “responsabilità” a una suite online, e ciò ne limita l’uso, impedendo anche di conoscere più a fondo le sue potenzialità.
Pochi sanno che Google Docs dispone di un archivio di modelli; questi ultimi possono essere utilizzati proficuamente attraverso una veloce personalizzazione, e spesso sono messi a disposizione dagli utenti della suite.
Le fatture sono un esempio di utilizzo più specifico dei modelli: se possiamo fatturare con Excel, allora possiamo farlo anche con Google Spreadsheet.
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