La convalida dei dati è un’operazione importante in un foglio di calcolo, perché permette di impedire o verificare che i dati inseriti rispondano a regole preimpostate e, quindi, siano sostanzialmente esatti.
Questa caratteristica è stata implementata anche su Google Docs e i parametri di convalida possono essere impostati facilmente nel foglio di calcolo, per agevolarne la compilazione.
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La maggior parte di noi è incappata, almeno una volta, nella cella di errore di Excel che prende le forme più diverse: #DIV/0! (quando proviamo a dividere un numero per zero), #N/D (quando una cella, che contiene parte della formula, è stata cancellata o non è disponibile), e poi #RIF!, #VALORE! e così via.
Se dobbiamo distribuire, per esempio, una relazione importante dobbiamo anche dare una certa impostazione alla forma e rendere più “belli” i messaggi d’errore; qui viene in nostro aiuto la funzione SE.ERRORE. Ecco come va utilizzata:
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L’utilissimo OpenOffice Calc ci consente di scrivere fogli di calcolo complessi, inserire formule, collegare fogli e risolvere formule matematiche o finanziarie di ogni genere. Ma, in tutti gli uffici, capita di importare o analizzare dati che si presentano non omogenei o non completi, in ogni coppia riga-colonna.
Per verificare l’effettiva assenza di un dato, oppure scrivere delle formule condizionali (ad esempio: a condizione che sia presente almeno metà dei dati) o, ancora, per scrivere delle formule di verifica integrità di dati importati da altro programma o funzione, si potrà usare la comoda funzione interna COUNTBLANK(). Questa funzione prende come parametri in ingresso il range di righe-colonne a cui applicarlo e offre, in uscita, un singolo numero con il conto delle celle vuote.
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Capita a volte di avere a che fare con fogli di calcolo che presentano celle vuote, che andrebbero eliminate.
È ovvio che se le celle vuote sono molte, non si può procedere ad eliminarle una ad una, per cui dobbiamo escogitare un escamotage che ci aiuti in questo compito.
Premesso che è sempre possibile impostare una macro o ricorrere al codice Visual Basic (nel caso di Microsoft Excel per Windows), utilizzeremo i filtri.
Questi ultimi sono una funzionalità implementata in tutti i fogli di calcolo, da Excel a Google Docs Spreadsheet, perciò, anche se in questo esempio utilizzeremo Microsoft Excel 2007, la stessa procedura può essere replicata in un qualsiasi altro spreadsheet.
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Una delle maggiori difficoltà di chi sviluppa pagine Web è quella di inserire un foglio di calcolo in una pagina HTML.
Se, ad esempio, utilizzando Microsoft Expression Web, per la creazione delle pagine Web, provate a fare un copia/incolla di una tabella di Excel (o anche Calc) vi ritroverete come minimo a dover rifare tutta la formattazione da capo.
La soluzione arriva direttamente dal Web e si tratta di un sito che consente, copiando la tabella, di avere come risultato il codice HTML.
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I servizi di Office online sono la vera svolta del Web 2.0 perché agevolano e accelerano il lavoro di tutti i giorni, dando man forte alle competenze specifiche, svolgendo i task di routine e mettendo a disposizione modelli preconfezionati.
Con Zoho Sheet, di cui abbiamo già parlato in tema di condivisione di fogli di calcolo, possiamo, sempre previo login, realizzare velocemente il piano delle vendite mensili, corredato di grafici, con pochi e semplici click.
Dalla toolbar superiore di Zoho Sheet, clicchiamo su “Product Links | Fogli campione” e accederemo ad una gamma di modelli già costruiti e utilizzabili: dall’elenco, clicchiamo sul link “Monthly Sales” e attendiamo che venga aperto, in una nuova tab del browser, il foglio di calcolo inclusivo dei grafici.
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I numeri romani oggi possono apparire bizzarri e soprattutto ostici da scrivere superati quelli a due cifre. A scuola poteva essere un’utile esercitazione per comprendere la complessità del sistema di numerazione romano, ma al di fuori dello studio, questa pratica potrebbe essere a dir poco una scocciatura.
A differenza di quanto avveniva anni fa, quando era indispensabile conoscere la metrica romana per convertire un numero dell’ordine delle centinaia e migliaia, oggi lasciamo che sia un foglio di calcolo a fare il lavoro per noi.
Con Zoho Sheet possiamo usare una comoda funzione a ciò preposta, “dandole in pasto” un numero intero compreso fra 0 e 3999.
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Disponendo di un account gratuito Zoho, e previo login, possiamo aprire un foglio di calcolo Microsoft Excel in versione 2003 o OpenOffice.org, o crearne uno nuovo e condividerlo con qualcuno grazie al servizio Zoho Sheet.
Dalla home page di Zoho, accediamo dopo il login, a Zoho Sheet; dal pulsante “Importa” possiamo aprire uno dei seguenti formati di foglio di calcolo: XLS, SXC, ODS, CSV (“Comma Separated Values”, uno standard universale di scambio fra fogli di calcolo), TSV (“Tab Separated Values”).
In alternativa possiamo creare un nuovo file dal pulsante “Nuovo” ed editarlo come qualsiasi foglio di calcolo.
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KSpread è il foglio di calcolo della suite KOffice per Linux e, sebbene molto spartano, offre la possibilità di editare velocemente una fattura.
Ovviamente è bene tenere presente che una soluzione di questo genere può risultare utile in aziende o in situazioni in cui la fatturazione è limitata a pochi esemplari, di cui è possibile tenere sott’occhio la numerazione manualmente, giacché è importante che ogni fattura abbia un numero univoco.
Diversamente è meglio ricorrere a sistemi di fatturazione più complessi, dove non è possibile doppiare la numerazione o saltarla, come i database a ciò preposti (eventualmente anche creati con Microsoft Access).
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Gli applicativi office più utilizzati sono i word-processor e i fogli di calcolo. Non molti sanno che è possibile scegliere tra una varietà di software di questo tipo, oltre a quelli inclusi nei pacchetti Microsoft Office e OpenOffice.org.
Due software che vale la pena di nominare sono il word-processor AbiWord e il foglio di calcolo Gnumeric: entrambi sono open source, multipiattaforma (disponibile per Windows, Linux, MacOSX e Unix) e in grado di leggere e scrivere in diversi formati, inclusi quelli delle suite MS Office e OpenOffice.
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