Con Microsoft Access è possibile creare menu a discesa o a tendina in una maschera, attingendo i valori da una tabella e scegliendo di inserire una casella combinata o di riepilogo.
Una funzione analoga è possibile ottenerla anche in un foglio di calcolo Excel, quando si vogliano limitare le possibilità di scelta nell’inserimento di dati, da attingere da un elenco ben preciso, riducendo così il margine di errore di compilazione del foglio, soprattutto quando quest’ultimo è aggiornato in condivisione con più utenti.
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Ci sono situazioni in cui si rende necessario analizzare la stessa elaborazione in modi differenti. Tale necessità si evidenzia, ad esempio, quando desideriamo trasformare i valori numerici di una elaborazione senza intaccare il contenuto della stessa, che anzi servirà da base per un numero indefinito di altre analisi.
Microsoft ha già reso disponibile da anni una comoda modalità che ci permette semplicemente di collegare una cella ad un’altra residente in un’altra cartella o addirittura in un altro file.
Vediamo come sfruttare questa semplice opportunità.
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Una delle novità più interessanti introdotte con Excel 2007 e, ovviamente, mantenute in Excel 2010, sono le funzioni che permettono di eseguire operazioni sulla base di più condizioni.
Già nelle precedenti versioni di Excel esistevano funzioni, come SOMMA.SE() e CONTA.SE(), che permettevano di eseguire operazioni sulla base di una condizione. La novità di questo set di funzioni aggiuntivo è che permette di eseguire operazioni sulla base di più condizioni da verificare anche in intervalli di dati diversi. Il nuovo set di funzioni comprende:
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Una novità importante di Access 2010 è la possibilità di associare delle macro a degli eventi tabella, come la creazione di un nuovo record, la sua eliminazione o aggiornamento. Questa novità permette di inserire della logica di controllo a livello di tabella, cosa prima impossibile.
Il fatto che la logica di controllo sia a livello di tabella permette di centralizzare operazioni come la convalida dei dati e fare in modo che le regole stabilite siano applicate in qualsiasi punto del database siano immessi, modificati e cancellati i dati delle tabelle, indipendentemente dallo strumento usato per la modifica, immissione e cancellazione.
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Nei fogli di calcolo di Excel è possibile eliminare, nascondere o evidenziare i duplicati, in modo da avere dati puliti da eventuali doppioni.
Supponiamo di avere nella colonna A i seguenti numeri: 1, 2, 2, 2, 3, 5, 1; iniziamo a vedere come si possono eliminare i numeri doppi.
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L’inserimento degli hyperlink negli editor di testo, come in un foglio di calcolo, di solito avviene con un wizard, in una finestra a sé, che consente di inserire il nome e il collegamento URL all’interno di appositi campi.
Questa operazione “agevolata” può risultare molto scomoda e lunga nel caso in cui abbiamo una lunga lista di link da inserire. Per ovviare a questo problema possiamo usare le funzioni di Excel previa organizzazione dei dati in una tabella.
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La “novità” non è nuova, gioco di parole a parte, oggi voglio porre l’attenzione su una modifica apportata ad Access 2010 che non è un novità vera e propria, ma una modifica nella traduzione. Può sembrare un dettaglio di poco conto, ma in fondo non lo è, visto che riguarda una delle caratteristiche più utilizzate di Access.
Per qualche motivo, non ben chiaro, si è deciso dopo anni e anni di cambiare nome al tipo di dati Contatore, cioè il tipo di dati che si usa per le chiavi primarie numeriche non naturali alla tabella: ora si chiama numerazione automatica.
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Una delle novità di Access 2010 è costituita dalla maschere di spostamento che sostituiscono il vecchio pannello comandi basato sulla tabella SwitchboardItems.
Le maschere di spostamento permettono, in modo semplice e veloce, di creare un sistema di navigazione fra maschere e report del database. Il sistema di navigazione, creato in questo modo, risulta anche molto pratico da usare per gli utenti.
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Microsoft, con la versione 2007 di Office, introdusse i nuovi formati del pacchetto basati su XML, cambiamento che provocò, e in parte continua a provocare, qualche problema di compatibilità, soprattutto per coloro i non possiede Office 2007 o 2010 e deve poter aprire un documento nel nuovo formato.
Vedremo oggi come è possibile impostare Access in modo da creare, di default, DB in formato non 2007.
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Excel 2010 propone molte novità nel set di funzioni disponibili. Le principali novità si concentrano nella categoria delle funzioni statistiche, anche se le novità non si limitano solo a quella categoria.
Possiamo dividere le novità relative a questo argomento in diversi gruppi:
- modifica dei nomi delle funzioni per renderli più precisi e coerenti;
- miglioramenti degli algoritmi e della precisione di alcune funzioni;
- sostituzione di vecchie funzioni con nuove, più coerenti con le procedure consigliate dagli esperti del settore;
- nuove funzioni (funzione Aggrega).
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