Utilizzando Outlook può capitare di trovarsi delle email o dei contatti doppi. Questo succede spesso quando importiamo da fonti esterne oppure per errori del database.
Ad aiutarci a fare un po’ di pulizia c’è “Outlook Duplicate Items Remover” un’utility gratuita sviluppata dalla Vaita.
Il programma va a caccia di doppioni tra le email, i contatti, gli appuntamenti e le note comparando dati univoci come gli indirizzi l’ID del messaggio, l’oggetto e l’ora delle email.
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Tra gli strumenti che Microsoft ha integrato in Windows c’è anche il client per la posta elettronica Windows Mail, un software gratuito che, tuttavia, i possessori di Office 2007, potrebbero voler sostituire con il più completo Outlook.
Così, per chi desidera migrare al client di posta integrato in Office, ecco l’esigenza di importare email, i contatti presenti in rubrica e le impostazioni di Windows Mail su Outlook 2007, un’operazione che è assolutamente più semplice di quanto si creda.
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Tanti sono i programmi con cui si possono leggere le email. Purtroppo molti di questi dispongono possono fare solo ciò, Thunderbird ad esempio, oppure sono estensioni da aggiungere ad altri programmi, una fra tante “Simple email” per Firefox.
Opera email, invece, è inclusa in Opera Browser. In tal modo potremo essere sempre aggiornati sulle nostre email senza abbandonare la pagina Web che stiamo navigando.
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Chi utilizza Outlook da tempo sa che i file dove vengono archiviati i messaggi di posta raggiungono dimensioni ragguardevoli. Personalmente sono arrivato ad archiviare oltre 10GB di posta in 3 anni.
Ogni volta che apriamo un messaggio o cerchiamo qualcosa tra le email Outlook accede a questi file di archivio (*.pst), con conseguente carico dell’hard disk. Vediamo ora come archiviare la nostra posta in un computer collegato alla rete LAN con Outlook 2007.
Il vantaggio di spostare i messaggi su un server di rete non risiede soltanto nel fatto di liberare spazio sull’hard disk, ma anche nel farlo lavorare meno, soprattutto per chi lo utilizza in modo intensivo. Altro vantaggio lo si ha nel momento in cui il computer va in crash mentre Outlook sta “lavorando”; con gli archivi in rete non rischiamo di corromperli per un arresto improvviso e perdere dati importanti.
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Lavorando quotidianamente davanti al monitor del nostro computer ci capiterà spesso di voler utilizzare esclusivamente la tastiera per compiere quante più operazioni possibili, invece di perdere del tempo prezioso passando continuamente dal mouse alla tastiera.
Aprire gli allegati, in un messaggio di posta elettronica di Outlook, è un’operazione che svolgiamo sempre con il mouse, ma pochi sanno che esiste una combinazione di tasti per selezionare facilmente gli allegati ad una email e aprirli usando esclusivamente la tastiera.
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Lo schema di colori di Microsoft Office 2007 si adatta bene a Windows Vista, ma se riteniamo di non essere soddisfatti del colore azzurro dominante, possiamo cambiarlo. In ogni caso il procedimento è valido per tutte le applicazioni di Office.
Il processo è uguale sia che si utilizzi Access, sia che ci si serva di Word, di Excel o di PowerPoint. Come esempio possiamo prendere proprio Word per seguire passo passo la procedura che ci porterà a modificare lo schema dei colori.
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Spesso, quando si inviano email con qualche immagine allegata capita di doverla ridimensionare a causa dell’eccessiva grandezza della stessa, un’operazione utile per “alleggerire” l’invio ma anche per una forma di rispetto verso il destinatario, il quale potrebbe avere problemi a scaricare e a visualizzare correttamente l’immagine, specie se fa uso di una connessione non particolarmente performante.
Office 2007, così come il predecessore, mette a disposizione uno strumento che provvede a ridimensionare automaticamente le immagini allegate prima dell’invio, anche se a prima vista, chi proviene da una versione precedente, potrebbe trovarsi disorientato e non trovare immediatamente il menu adatto, visto che nella versione 2007 è stato spostato.
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Con Outlook 2007 (e versioni precedenti) è possibile creare una firma personalizzata che verrà inserita in coda ad ogni email: una funzione fondamentale per mostrare informazioni sull’attività lavorativa, nel caso di ditte o liberi professionisti, ma di utilità anche per il semplice utente che desidera arricchire e personalizzare le proprie email in modo che chi le riceve riconosca immediatamente il mittente.
Personalizzare la propria firma è semplice: basterà cliccare sulla barra multifunzione e scegliere “Inserisci” e quindi premere su “Firma“. Si aprirà così una finestra in cui potremo dare un nome alla firma che comparirà alla fine di ogni messaggio di posta, quindi confermare.
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Il colosso informatico Microsoft è duramente al lavoro per la realizzazione della prossima versione della propria famosa suita da ufficio, Office 2010. Questa versione, il cui sviluppo è in corso già dal 2006, è prevista per l’anno prossimo e promette molte novità e migliorie nel supporto delle funzionalità Web.
Anche se le prime beta del nuovo Office hanno iniziato a circolare, Microsoft assicura che sta usando tutte le energie disponibili per implementare ogni miglioria ancora attuabile. Eccetto una fra le più richieste dal popolo del Web: l’adozione di un sistema standard per la produzione di messaggi avanzati (con html e scripting) all’interno di Outlook. Il popolare programma di messaggistica elettronica tornerà infatti ad allietare gli utenti di tutto il mondo, e avrà sotto il cofano nuovamente il motore di rendering di Word. Mentre fino ad Outlook 2000 Microsoft aveva usato il rendering di Internet Explorer (che rispettava quindi i principi di base HTML), nell’edizione Outlook 2007 il colosso di Redmond aveva iniziato ad usare il motore interno Word facendo andare su tutte le furie gli utenti che non erano più in grado di inviare email che fossero facilmente leggibili da tutti.
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