Excel 2007 dispone di una formattazione condizionale che permette di evidenziare eventuali duplicati in un intervallo di dati. Eventualmente, una volta evidenziati, è facile eliminarli.
Ma con le versioni precedenti (funziona anche con 2007), come si fa a impedire l’immissione di dati duplicati in una colonna?
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L’obiettivo fondamentale di una tabella è quello di garantire maggiore leggibilità a una serie di dati che, altrimenti, richiederebbero una lunga e laboriosa analisi per essere interpretati; è quindi opportuno organizzare l’aspetto dei dati, sul foglio di lavoro, in maniera che possano essere interpretati quasi a colpo d’occhio.
Nel far ciò, è bene tenere presente come vi sono delle differenze sostanziali tra il materiale destinato a essere stampato e quello che, probabilmente, sarà prevalentemente utilizzato soltanto sul video.
Sulla carta, schemi e tabelle richiedono griglie leggere, distanze proporzionate tra righe e colonne, adeguato contrasto di colori, font leggibili e, possibilmente, privi di orpelli; quando, invece, lavoriamo sul monitor, possiamo curare di più i colori e gli effetti visivi, sapendo di essere aiutati, nella lettura, dalla luminosità dello schermo.
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Con Microsoft Access è possibile creare menu a discesa o a tendina in una maschera, attingendo i valori da una tabella e scegliendo di inserire una casella combinata o di riepilogo.
Una funzione analoga è possibile ottenerla anche in un foglio di calcolo Excel, quando si vogliano limitare le possibilità di scelta nell’inserimento di dati, da attingere da un elenco ben preciso, riducendo così il margine di errore di compilazione del foglio, soprattutto quando quest’ultimo è aggiornato in condivisione con più utenti.
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Con Access è possibile creare delle regole per guidare l’utente nell’inserimento dei dati nella maniera che si è pensata essere la più corretta. Se l’utente inserisce un dato che Access verifica che non soddisfa i requisiti inseriti in fase di progettazione, restituisce un messaggio d’errore personalizzato e si rifiuta di scrivere quel dato nella tabella.
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Qualcuno giustamente obietterà che un foglio di calcolo non è un database e che cercare di riprodurre utilità tipiche di un database in uno spreadsheet non serve a molto.
Tuttavia, se in Microsoft Excel non abbiamo la tipica funzione di un contatore di Access con opzione “Duplicati no”, abbiamo comunque la possibilità di impedire l’immissione di duplicati in una colonna, così da ottenere un effetto simile a quello di un database.
Potremmo avere infatti bisogno di creare una colonna per l’inserimento di numeri di conto corrente, i quali devono essere tutti diversi e mai ripetuti.
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Avete la necessità di creare dei menù a tendina all’interno di Excel che siano dinamici, cioè che impostando un certo valore dal primo menu, nel secondo la scelta dei valori sia ristretta in un certo range?
Vediamo come fare per creare dei menu dinamici. In un precedente articolo ho trattato la validazione dei dati: qui estenderemo la convalida dei dati ai menù.
Prendiamo un primo foglio di lavoro e creiamo un primo elenco. Ad esempio, nel range A1:A3 inseriamo tre case motociclistiche (Ducati, Honda e Suzuki) e daremo a queste tre celle il nome “case”. Nel range di valori B1:D1 inseriamo tre modelli per la casa Ducati (1098, Monster e 749), nel range B2:D2 tre modelli Honda (CBR, CBF, Gold Wing) e infine tra B3 e D3 tre modelli Suzuki (Bandit, Burgman e GSX). Selezionate poi l’intervallo B1:D1 e assegnateli il nome “Ducati” e così anche per B2:D2 e B3:D3.
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Un modo molto utile per evitare che gli utenti di un foglio Excel, da noi preparato, inseriscano dei dati non consentiti è quello di usare la funzione Convalida Dati.
Questa funzione crea un menù a tendina che permette la scelta di valori prestabiliti, e nel caso di immissione di valori diversi restituisce un messaggio d’errore.
In un foglio inseriamo i valori che vogliamo che l’utente scelga. Li selezioniamo e gli assegniamo un nome: per farlo è sufficiente la zona dove compare il nome della prima cella (ad esempio A1), inserire il nome scelto e battere Invio.
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BigG ha apportato nuove funzionalità al suo foglio elettronico con grande gioia da parte dei suoi utilizzatori.
Il foglio elettronico 2.0 di Google mostra alcune novità che rendono effettivamente il nostro lavoro più facile e veloce.
Troviamo un supporto migliorato per la condivisione dei documenti.
Se lavoriamo ad un foglio di calcolo condiviso Google Spreadsheets evidenzierà con un diverso colore del bordo delle celle, quelle sulla quale stiamo lavorando, per informarci che queste sono condivise.
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