Sono una vera e propria tendenza, oltre che tra i servizi più utili di questo Web 2.0: si tratta di software che consentono l’immagazzinamento e il backup di file, con possibilità di condividere documenti la cui dimensione non consente l’invio per posta elettronica o Instant Messenging.
Simile a DropBox, ora è disponibile anche Jake, programma multipiattaforma, installabile su Mac OS X, Windows e Linux.
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Con Google Docs, lavorando in remoto, avremo la comodità di avere a disposizione strumenti sempre aggiornati, filtri di import ed export del lavoro sempre efficienti e una serie di funzionalità integrate e accessibili direttamente da browser, ovunque ci troviamo (casa, ufficio, viaggio).
Google è un colosso che garantisce sui dati, ma con gli strumenti di collaborazione, compagni di lavoro magari distratti o non sempre all’altezza dei compiti affidati loro, corriamo quotidianamente il rischio di perdere documenti e vedere andare in fumo ore e ore di lavoro. Cosa fare in questi casi, visto che il backup aziendale ovviamente non dà nessuna garanzia sui documenti remoti?
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Microsoft Outlook funziona bene per la messaggistica, ma ha dei grossi limiti nella gestione dei file ricevuti come allegati, che vengono lasciati nella cartella del messaggio ricevuto e sono difficilmente gestibili, ricercabili o archiviabili.
A venire incontro a tutti coloro che di Outlook fanno un uso professionale arriva OutlookAttachView, un ottimo programma gratuito che consente agli utenti di accedere agli allegati contenuti all’interno delle proprie caselle Outlook, ordinarli, estrarli, farne una copia di backup o anche cancellarli del tutto.
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Tutti gli uffici del mondo usano le comodissime chiavette USB per rapide copie di backups, scambio files e passaggi di dati di mano in mano. È indubbia la loro utilità e la ampia diffusione grazie al basso costo e alla grande facilità d’uso. In particolari situazioni può però essere necessario prevenire la copia dei propri contenuti dal computer su una chiavetta USB.
Ad esempio, se si sta lavorando con dati riservati o materiale protetto da copyright oppure se si condividono le credenziali di accesso al PC con altri utenti, si potrebbe voler limitare la possibilità di copiarli da parte di altri utenti. Poiché i dispositivi USB sono estremamente diffusi chiunque può facilmente copiare di nascosto e rapidamente il contenuto da un computer su un qualunque dispositivo esterno.
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Se non vi fidate del server di Google che conserva la posta elettronica del vostro account Gmail, o volete creare il backup delle email ora potete effettuarlo con pochi click.
Il software che gestisce il backup si chiama MailStore e la versione “Home” è freeware, quella “Server” invece è commerciale.
Esso consente di effettuare il backup delle email scaricate con differenti server di posta: Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 e 2007; Microsoft Outlook Express e Windows Mail; Microsoft Exchange Server Mailbox; Mozilla Thunderbird e SeaMonkey e in generale tutta la posta scaricata tramite POP3 e IMAP, inclusi i servizi di webmail come Google e Yahoo e tutti i file “.eml”.
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