Lavorando quotidianamente davanti al monitor del nostro computer ci capiterà spesso di voler utilizzare esclusivamente la tastiera per compiere quante più operazioni possibili, invece di perdere del tempo prezioso passando continuamente dal mouse alla tastiera.
Aprire gli allegati, in un messaggio di posta elettronica di Outlook, è un’operazione che svolgiamo sempre con il mouse, ma pochi sanno che esiste una combinazione di tasti per selezionare facilmente gli allegati ad una email e aprirli usando esclusivamente la tastiera.
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Spesso, quando si inviano email con qualche immagine allegata capita di doverla ridimensionare a causa dell’eccessiva grandezza della stessa, un’operazione utile per “alleggerire” l’invio ma anche per una forma di rispetto verso il destinatario, il quale potrebbe avere problemi a scaricare e a visualizzare correttamente l’immagine, specie se fa uso di una connessione non particolarmente performante.
Office 2007, così come il predecessore, mette a disposizione uno strumento che provvede a ridimensionare automaticamente le immagini allegate prima dell’invio, anche se a prima vista, chi proviene da una versione precedente, potrebbe trovarsi disorientato e non trovare immediatamente il menu adatto, visto che nella versione 2007 è stato spostato.
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Quando dobbiamo inviare un documento relativamente complesso e ben formattato preferiamo, in genere, inviarlo come allegato al nostro messaggio di posta. Questa procedura consente al destinatario, come sappiamo, di salvare ed eventualmente riutilizzare il documento che gli abbiamo inviato.
In alcuni casi però potremmo aver bisogno di inviare il documento non come allegato ma come corpo del messaggio stesso. Pensiamo, ad esempio, al caso in cui dobbiamo inviare messaggi pubblicitari o di promozione. Il destinatario difficilmente aprirebbe l’allegato, mentre non potrebbe fare a meno di leggere il corpo del messaggio.
Vediamo come impostare questa semplice opzione in Word 2007. Innanzitutto facciamo click sul pulsante “Microsoft Office” e scegliamo “Opzione di Word”. Dalla finestra che si apre facciamo click su “Personalizza” e quindi su “Tutti i comandi” nell’elenco “Scegli comandi da”.
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Microsoft Outlook funziona bene per la messaggistica, ma ha dei grossi limiti nella gestione dei file ricevuti come allegati, che vengono lasciati nella cartella del messaggio ricevuto e sono difficilmente gestibili, ricercabili o archiviabili.
A venire incontro a tutti coloro che di Outlook fanno un uso professionale arriva OutlookAttachView, un ottimo programma gratuito che consente agli utenti di accedere agli allegati contenuti all’interno delle proprie caselle Outlook, ordinarli, estrarli, farne una copia di backup o anche cancellarli del tutto.
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La nuova versione di Outlook consente di vedere nella stessa schermata del messaggio di testo anche gli allegati, senza quindi la necessità di doverli aprire a parte.
Ovviamente per alcuni tipi di file potrebbe essere richiesto il download di un apposito viewer.
Se vi arriva una mail con un allegato, ad esempio, un PDF, o un’immagine, o un file di testo TXT, vi sarà sufficiente cliccare una volta col pulsante sinistro del mouse sopra il nome del file che questo verrà aperto nella stessa schermata.
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