Una novità importante di Access 2010 è la possibilità di associare delle macro a degli eventi tabella, come la creazione di un nuovo record, la sua eliminazione o aggiornamento. Questa novità permette di inserire della logica di controllo a livello di tabella, cosa prima impossibile.

Il fatto che la logica di controllo sia a livello di tabella permette di centralizzare operazioni come la convalida dei dati e fare in modo che le regole stabilite siano applicate in qualsiasi punto del database siano immessi, modificati e cancellati i dati delle tabelle, indipendentemente dallo strumento usato per la modifica, immissione e cancellazione.

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La “novità” non è nuova, gioco di parole a parte, oggi voglio porre l’attenzione su una modifica apportata ad Access 2010 che non è un novità vera e propria, ma una modifica nella traduzione. Può sembrare un dettaglio di poco conto, ma in fondo non lo è, visto che riguarda una delle caratteristiche più utilizzate di Access.

Per qualche motivo, non ben chiaro, si è deciso dopo anni e anni di cambiare nome al tipo di dati Contatore, cioè il tipo di dati che si usa per le chiavi primarie numeriche non naturali alla tabella: ora si chiama numerazione automatica.

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Una delle novità di Access 2010 è costituita dalla maschere di spostamento che sostituiscono il vecchio pannello comandi basato sulla tabella SwitchboardItems.

Le maschere di spostamento permettono, in modo semplice e veloce, di creare un sistema di navigazione fra maschere e report del database. Il sistema di navigazione, creato in questo modo, risulta anche molto pratico da usare per gli utenti.

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Microsoft, con la versione 2007 di Office, introdusse i nuovi formati del pacchetto basati su XML, cambiamento che provocò, e in parte continua a provocare, qualche problema di compatibilità, soprattutto per coloro i non possiede Office 2007 o 2010 e deve poter aprire un documento nel nuovo formato.

Vedremo oggi come è possibile impostare Access in modo da creare, di default, DB in formato non 2007.

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Con un paio di righe di codice VBA è possibile implementare, in una maschera di Access, una funzionalità molto interessante: le caselle combinate a cascata. Ossia, un gruppo di due (o più) caselle combinate in cui i valori mostrati nella seconda (o delle successive) casella dipendono dalla selezione effettuata nella prima. Tutti noi abbiamo fatto qualche esperienza con questo tipo di caselle: magari nella prima si può scegliere una provincia, poi, nella seconda, viene caricato l’elenco dei comuni della provincia selezionata.

Per provare questa soluzione, ci occorre una la maschera con due caselle combinate (immaginiamo che si chiamino rispettivamente cboProvince e cboComuni). Occorre, poi, popolare queste due caselle rispettivamente con l’elenco delle province e con l’elenco dei comuni. Il sistema più veloce è creare una tabella con due campi: Comune e Provincia e popolare le caselle combinate estraendo i valori da questa tabella.

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Una delle novità che Microsoft ha aggiunto in Access 2007 è il riquadro di spostamento, un utile modalità di visualizzazione della struttura del nostro database.

Tramite questo strumento, ad esempio, sarà possibile richiamare una tabella con un click, aprire un report selezionandolo da una categoria specifica o, ancora, visualizzare le viste correlate a una determinata tabella.

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A volte può essere utile registrare il nome dell’utilizzatore di un file XLS.

Ad esempio, potremmo voler sapere chi e quando ha avuto accesso al nostro documento.

Vediamo, quindi, come è possibile memorizzare gli accessi di un file Excel grazie a delle semplici ma efficaci funzioni di VBA.

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Lo schema di colori di Microsoft Office 2007 si adatta bene a Windows Vista, ma se riteniamo di non essere soddisfatti del colore azzurro dominante, possiamo cambiarlo. In ogni caso il procedimento è valido per tutte le applicazioni di Office.

Il processo è uguale sia che si utilizzi Access, sia che ci si serva di Word, di Excel o di PowerPoint. Come esempio possiamo prendere proprio Word per seguire passo passo la procedura che ci porterà a modificare lo schema dei colori.

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Se non siete molto pratici di Access o di OpenOffice.org Database, o più semplicemente questi nomi vi sembrano un po’ eccessivi per le vostre esigenze, potete ricorrere a un servizio online, che oltre a essere gratuito ed elementare, è anche accessibile da qualunque postazione Internet.

BaseBear è un database creator online, che richiede una registrazione veloce e nulla più.

Infatti, se non avete le idee chiare su come deve essere il vostro database, potete sfogliare e provare i database dimostrativi e regolarvi di conseguenza.

Una volta effettuato il login infatti, potete scegliere fra due opzioni di creazione del proprio database: “Crea un progetto vuoto” oppure “Copia da un progetto di esempio”.

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Compattare un database sviluppato con Microsoft Office Access è un’operazione importante per avere un database snello, veloce nelle ricerche e che occupi poco spazio su disco.

Eseguire la compattazione di un database di Access è molto semplice e veloce (i tempi di compattazione dipendono poi dalla quantità di dati e dalle dimensioni del database). Vediamo come fare.

Avviate il database che desiderate compattare. In Microsoft Office Access 2007 andate nel menu del pulsante Office e scegliete la voce “Opzioni di Access”.

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