Ad esempio, se volessimo inserire nella cella “D4″ del foglio chiamato “Elaborazione” un numero scritto nella cella “B1″ del foglio “Dati” dovremo semplicemente digitare nella cella D4 di Elaborazione il riferimento in questo modo:
Dati.B1

Nel caso di range di celle possiamo utilizzare la sintassi seguente:
Nome_foglio.Cella_iniziale:Cella_finale

È evidente come può diventare difficoltoso in questo secondo caso scrivere il range di celle voluto. Una novità di Sheet è la possibilità di selezionare le celle tra fogli diversi tramite il mouse. Quindi se volessimo inserire in una cella di un foglio il ricultato della somma di dieci celle di un altro foglio digiteremo nella cella del risultato la seqenza “=SUM(” e successivamente selezioneremo il range di celle confermanto poi con “Invio”.

Questa funzionalità è presente da tempo nelle suite offline come Office e OpenOffice e il team di Zoho non voleva essere da meno con la sua suite online.

Zoho Writer dà la possibilità di ordinare i dati alfanumerici di elenchi, paragrafi e tabelle in maniera personalizzata e completa, offrendo all’utente la potenza di questo strumento tipico dei fogli di calcolo all’interno di un word processor.

La funzionalità in esame è il Sort ed è applicabile, come detto, a elenchi (puntati e numerati), colonne di tabelle e paragrafi.

Per ordinare una colonna di una tabella inseriamo prima i dati. Successivamente selezioniamo un elemento della colonna e scegliamo dal menù del tasto destro la voce “Sort”.

Si aprirà una finestra che permetterà di selezionare la colonna di ordinamento, il tipo di dato (alfabetico, numerico, data) e il tipo di ordinamento (ascendente o discendente).

Inoltre nella seconda parte della finestra potremo selezionare due flag che rispettivamente permettono di trattare la prima riga come intestazione (e quindi non sarà inserita tra le righe da ordinare) e specificare se l’ordinamento è sensibile alle maiuscole.

Noteremo anche un link “more” che espanderà la finestra aggiungendo altre liste di colonne. Infatti Writer permette di specificare più livelli di ordinamento in modo da gestire i casi di omonimia fra i dati di una colonna ordinata.

Per quanto riguarda l’ordinamento degli elenchi il procedimento è analogo con la sola differenza che non sarà possibile (ovviamente) specificare che la prima riga è un’intestazione e specificare più livelli di ordinamento.

L’ordinamento dei paragrafi differisce dagli altri solo per il fatto di dover selezionare prima solo e tutti i paragrafi interessati all’ordinamento.

PDFescape è uno strumento online che permette di aprire e modificare i file PDF presenti sul proprio PC. Una delle peculiarità più interessanti è che PDFescape non utilizza plugin di terze parti (Flash, Silverlight, etc) ma solo la tecnologia Javascript che è ormai inclusa in tutti i browser in circolazione.

Iniziamo a utilizzare PDFescape cliccando “Start now”. Potremo decidere se utilizzare il programma con un utente non registrato oppure creare gratuitamente un nostro account da utilizzare sul sito. Il vantaggio più importante della registrazione al sito è la possibilità di salvare sul server di PDFescape i PDF sui quali abbiamo lavorato o stiamo lavorando in modo che siano sempre accessibili da ogni parte del pianeta.

Se abbiamo un account Google possiamo utilizzarlo equivalentemente all’account creato sul sito di PDFescape.

Se vogliamo aprire un PDF possiamo scegliere tra tre possibilità:

• Upload di un PDF residente sul PD;
• Caricamento di un PDF fornendo il link Internet;
• Caricamento dai documenti salvati sul sito (solo per utenti registrati).

Gli unici vincoli sono la dimensione, che non deve eccedere i 5MB, e il numero di pagine, che non deve superare le 50 pagine.

Gli strumenti dell’editor/lettore sono basici ma utilissimi. Potremo infatti inserire (cliccando “insert”) nel nostro PDF aree di testo, linee, frecce, note, campi per questionari (checkbox, listbox, etc), link, cerchi e altro.

Essenziali e indispensabili anche gli strumenti (accessibili da “pages”) per la modifica della struttura del file in quanto ci viene data la possibilità di spostare, ruotare o eliminare le pagine. Inoltre PDFescape riconosce i segnalibri presenti nel file (visionabili a sinistra cliccando “view bookmarks”).

Infine viene data la possibilità di stampare il file e, ovviamente, di scaricare la copia corrente sul proprio PC.

PDFescape non nasce come concorrente dei più forniti e blasonati strumenti per la gestione dei PDF ma è piuttosto un editor per chi ha bisogno di rendere i propri PDF accessibili dovunque o per chi non ha bisogno di tante funzionalità.

Dal sito ufficiale, che ha fatto ieri il suo debutto in Rete, e dai primi filmati promozionali (uno dei quali in streaming a fondo post), risulta chiara l’intenzione di offrire ai propri clienti business soluzioni per la condivisione e la collaborazione online, che andranno a integrarsi a quelli distribuiti mediante i più tradizionali pacchetti da installare in locale e sulle reti aziendali.

Sono quattro i tasselli che compongono Office 365.

Office Professional Plus, come facilmente comprensibile, rappresenta la versione 2.0 della classica suite Office, con strumenti pensati a hoc per la consultazione o l’editing dei documenti generati da programmi come Word, Excel, PowerPoint e OneNote.

Exchange Online, come spiega già il nome stesso, propone in salsa cloud tutte quelle funzionalità da sempre integrate nel server software di Redmond.

Discorso equivalente per SharePoint Online, tra le cui caratteristiche ne va segnalata una che strizza l’occhio al Web 2.0, ovvero la possibilità di dare vita a un vero e proprio social network aziendale.

Lync Online, infine, raggruppa tutte quelle tecnologie destinate alla comunicazione interna tra colleghi, come sistemi di instant messaging e strumenti per le videoconferenze.

Tutti coloro i quali fossero interessati a testare le potenzialità di Office 365, prima di decidere se mettere mano al portafogli per la sottoscrizione di un abbonamento mensile, possono fin da subito richiedere a Microsoft l’accesso alla versione beta della piattaforma.

Chi riceve ogni giorno parecchie email potrebbe aver difficoltà a districarsi fra tutti i messaggi.

Posta proprietaria permette di individuare facilmente i messaggi più importanti e metterli in evidenza rispetto al resto della posta. Come fa GMail a individuare i messaggi più importanti? Le strategie messe in campo sono diverse: la frequenza di scambio di email e messaggi chat con il mettente della email, le parole chiave che compaiono più spesso nei messaggi aperti più di recente…

Qualora, poi, fosse necessario, si possono anche dare a GMail dei “suggerimenti” per stabilire la proprietà dei propri messaggi alzandone o abbassandone il livello di priorità semplicemente con un click sui pulsanti che compariranno fra le azioni da compiere sulle email.

Per attivare Posta Prioritaria, basta visitare la propria pagina GMail e fare click sul collegamento in alto a sinistra, quindi fare click sulla voce Prova subito. Vi verrà mostrata una finestra con gli ultimi messaggi di posta ricevuti: GMail prova ad attribuire loro un livello di importanza che si può immediatamente modificare, se necessario. Per proseguire, basta poi fare click sul pulsante “Perfetto, vai alla posta prioritaria”.

La schermata della posta in arrivo di GMail si presenterà divisa in due aree: nella parte in alto sono mostrati i messaggi ritenuti prioritari. Sulla sinistra compare il collegamento Posta prioritaria che porta alla visualizzazione che abbiamo appena descritto. Per tornare alla visualizzazione “classica” basta premere il collegamento Posta in arrivo.

Ciò richiede che si usi un editor in grado di esportare la tabella in formato HTML, il che non è poi un grosso problema stante la quantità di editor online e gratuiti in Rete.

Se però non vogliamo fare a meno di OpenOffice.org, allora apriamo Writer e componiamo la tabella, inserendola da “Insert | Table”; riempiamola con i dati che ci interessano come se stessimo componendo l’email.

Quando abbiamo finito, salviamo il documento come HTML e chiudiamo OpenOffice.org Writer.

Selezioniamo il file che abbiamo creato, facciamo click con il tasto destro del mouse e selezioniamo la voce “Apri con”; scegliamo di aprire il file con un browser, trattandosi appunto di estensioni “.htm”.

Con la combinazione “Ctrl+A” selezioniamo l’intero testo dalla finestra del browser; con “Ctrl+C” copiamo il tutto e con “Ctrl+V” incolliamo il testo all’interno del corpo della email di GMail.

La tabella risulterà inserita come se fosse stata editata all’interno di GMail.

Analizzeremo oggi questa funzionalità.

La finestra delle Sharing Settings è accessibile cliccando il link “Private to only me” posto in alto a sinistra accanto al nome del documento. Qui verranno listati i permessi in lettura e scrittura al file. Cliccando “Change” potremo settare le impostazioni di visibilità del file:

• Web – senza richiesta di accesso;
• Solo chi ha il link – senza richiesta d’accesso;
• Solo utenti esplicitamente invitati – con richiesta di accesso.

Nei primi due casi potremo anche attivare un flag che permette la modifica da parte di tutti.

Possiamo anche includere utenti alla lista dei permessi scrivendone l’indirizzo email nell’apposita casella “Add people” e impostandone i permessi su “Can edit” o “Can view”.

Per condividere il file clicchiamo “Share” nel caso avessimo specificato indirizzi email oppure possiamo segnalare ai nostri colleghi il link al file.

Tuttavia il team di Zoho ha messo a disposizione degli utenti la possibilità di utilizzare la loro suite anche offline aggiungendo una voce alla lista di motivi per i quali scegliere una suite online.

Per prima cosa entriamo nel programma della suite che prevediamo dovremo usare offline, ad esempio Writer.

Adesso clicchiamo il link “Vai a offline” presente in alto alla pagina.

Verremo informati sulla funzionalità e sulla necessità di installare Google Gears sul nostro browser se non lo avessimo fatto in precedenza. In questo caso dovremo riavviare il browser per poter utilizzare questa feature.

Una volta installato Google Gears basterà cliccare nuovamente “Vai a offline” per far partire automaticamente il salvataggio di 15 documenti e per entrare in modalità offline. I documenti da salvare vengono scelti in base all’ordinamento applicato nella lista a sinistra dei documenti.

Possiamo anche scegliere il numero di documenti da salvare cliccando la freccia presente accanto al link.

In modalità offline la pagina rimarrà accessibile anche per sessioni successive a quella attuale grazie a Google Gears. Basterà quindi salvare (ad esempio nei preferiti) la pagina e richiamarla quando ne avremo bisogno per lavorare sui nostri documenti.

Per tornare online e trasferire le modifiche apportate ai documenti presenti sul server di Zoho clicchiamo semplicemente “Vai online”.

Come per Google Presentation e Office PowerPoint anche per Zoho Show, naturalmente, è attivo il servizio delle presentazioni in cloud computing.

Vedremo oggi come usare questa funzionalità.

Per prima cosa bisogna rendere remota una presentazione, cioè renderla fruibile via Internet ad altri utenti. Per far ciò clicchiamo “Remoto” -> “Rendi remoto”.

Adesso dobbiamo invitare i nostri colleghi alla telepresentazione. A tal scopo clicchiamo “Remoto” -> “Invita” e nella scheda “Remoto” della finestra aperta digitiamo gli indirizzi email dei partecipanti che vogliamo invitare separati da una virgola. Opzionalmente è anche possibile inserire un messaggio d’invito personale oppure mandare quello di default in un’altra lingua.

Clicchiamo il tasto “Invia” per inviare gli inviti quando pronti.

Per avviare la presentazione clicchiamo “Remoto” -> “Avvia remoto” e si aprirà una nuova finestra popup. Al centro di questa sarà visionata la presentazione mentre i controlli sono nella parte superiore. Inoltre a destra è presente un’area per poter comunicare via chat privata con i partecipanti.

Quando siamo pronti clicchiamo “Avvia remoto” per avviare la presentazione remota. Durante la presentazione sarà visibile il puntatore del mouse di chi la controlla. Per disabilitare questa funzionalità clicchiamo l’apposito flag in alto a destra.

Ogni partecipante può chiedere il controllo della presentazione cliccando il pulsante “Request control” sottostante al nome dell’attuale controllore nella lista dei partecipanti. Il controllore però può sempre revocare il controllo cliccando “Revoke Control”.

Per resettare la condivisione remota della presentazione e renderla nuovamente privata chiudiamo tutte le sessioni di presentazione remota aperte e successivamente clicchiamo “Remoto” -> “Rimuovi remoto”.

Le funzionalità riguardanti i riferimenti nominali sono raggiungibili cliccando “Più azioni” -> “Nomina questa cella/gamma” e “Visualizza i nomi definiti” sempre nello stesso menù.

Nel primo caso dovremo in precedenza selezionare una cella o un range di celle alle quali associare il nome scelto cliccando successivamente il tasto “Aggiungi”.

Nel secondo caso invece dovremo inserire manualmente, o tramite la selezione col mouse, le celle volute.

Per modificare i riferimenti creati in precedenza basta cliccare “Edita riferimento” in corrispondenza del nome definito desiderato.

I riferimenti come detto sono utili nelle formule. Infatti basterà digitare il nome fittizio della cella al posto delle sue coordinate e il riferimento verrà immediatamente creato.