Tra gli strumenti che Microsoft ha integrato in Windows c’è anche il client per la posta elettronica Windows Mail, un software gratuito che, tuttavia, i possessori di Office 2007, potrebbero voler sostituire con il più completo Outlook.
Così, per chi desidera migrare al client di posta integrato in Office, ecco l’esigenza di importare email, i contatti presenti in rubrica e le impostazioni di Windows Mail su Outlook 2007, un’operazione che è assolutamente più semplice di quanto si creda.
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Chi utilizza Outlook da tempo sa che i file dove vengono archiviati i messaggi di posta raggiungono dimensioni ragguardevoli. Personalmente sono arrivato ad archiviare oltre 10GB di posta in 3 anni.
Ogni volta che apriamo un messaggio o cerchiamo qualcosa tra le email Outlook accede a questi file di archivio (*.pst), con conseguente carico dell’hard disk. Vediamo ora come archiviare la nostra posta in un computer collegato alla rete LAN con Outlook 2007.
Il vantaggio di spostare i messaggi su un server di rete non risiede soltanto nel fatto di liberare spazio sull’hard disk, ma anche nel farlo lavorare meno, soprattutto per chi lo utilizza in modo intensivo. Altro vantaggio lo si ha nel momento in cui il computer va in crash mentre Outlook sta “lavorando”; con gli archivi in rete non rischiamo di corromperli per un arresto improvviso e perdere dati importanti.
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Lavorando quotidianamente davanti al monitor del nostro computer ci capiterà spesso di voler utilizzare esclusivamente la tastiera per compiere quante più operazioni possibili, invece di perdere del tempo prezioso passando continuamente dal mouse alla tastiera.
Aprire gli allegati, in un messaggio di posta elettronica di Outlook, è un’operazione che svolgiamo sempre con il mouse, ma pochi sanno che esiste una combinazione di tasti per selezionare facilmente gli allegati ad una email e aprirli usando esclusivamente la tastiera.
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Utilizzando un procedimento molto semplice in Outlook 2007 è possibile aggiungere qualsiasi immagine come sfondo di un’email. La funzione dovrebbe essere usata con cautela, visto che con l’immagine utilizzata aumenta anche la dimensione del messaggio inviato, che potrebbe diventare fastidioso per chi lo riceve.
I passi da compiere non sono difficili. Innanzitutto occorre aprire una nuova email, cliccare sulla scheda “Opzioni”, sul pulsante “Colore della pagina” e poi sulla voce che riguarda gli effetti di riempimento nella parte inferiore del menu.
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Spesso, quando si inviano email con qualche immagine allegata capita di doverla ridimensionare a causa dell’eccessiva grandezza della stessa, un’operazione utile per “alleggerire” l’invio ma anche per una forma di rispetto verso il destinatario, il quale potrebbe avere problemi a scaricare e a visualizzare correttamente l’immagine, specie se fa uso di una connessione non particolarmente performante.
Office 2007, così come il predecessore, mette a disposizione uno strumento che provvede a ridimensionare automaticamente le immagini allegate prima dell’invio, anche se a prima vista, chi proviene da una versione precedente, potrebbe trovarsi disorientato e non trovare immediatamente il menu adatto, visto che nella versione 2007 è stato spostato.
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Con Outlook 2007 (e versioni precedenti) è possibile creare una firma personalizzata che verrà inserita in coda ad ogni email: una funzione fondamentale per mostrare informazioni sull’attività lavorativa, nel caso di ditte o liberi professionisti, ma di utilità anche per il semplice utente che desidera arricchire e personalizzare le proprie email in modo che chi le riceve riconosca immediatamente il mittente.
Personalizzare la propria firma è semplice: basterà cliccare sulla barra multifunzione e scegliere “Inserisci” e quindi premere su “Firma“. Si aprirà così una finestra in cui potremo dare un nome alla firma che comparirà alla fine di ogni messaggio di posta, quindi confermare.
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La vita dell’impiegato è sempre più dura. Con l’aumento degli strumenti informatici a disposizione aumentano anche le protezioni d’accesso e le relative password, da memorizzare o segnare da qualche parte sull’agenda, per poi regolarmente dimenticare (magari al ritorno da una rilassante vacanza).
Come tutti gli amministratori di rete ben sapranno, è proprio il periodo vacanziero quello più critico, con gli utenti che non ricordano la propria password, chiedendo continui reset o reminder.
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Il colosso informatico Microsoft è duramente al lavoro per la realizzazione della prossima versione della propria famosa suita da ufficio, Office 2010. Questa versione, il cui sviluppo è in corso già dal 2006, è prevista per l’anno prossimo e promette molte novità e migliorie nel supporto delle funzionalità Web.
Anche se le prime beta del nuovo Office hanno iniziato a circolare, Microsoft assicura che sta usando tutte le energie disponibili per implementare ogni miglioria ancora attuabile. Eccetto una fra le più richieste dal popolo del Web: l’adozione di un sistema standard per la produzione di messaggi avanzati (con html e scripting) all’interno di Outlook. Il popolare programma di messaggistica elettronica tornerà infatti ad allietare gli utenti di tutto il mondo, e avrà sotto il cofano nuovamente il motore di rendering di Word. Mentre fino ad Outlook 2000 Microsoft aveva usato il rendering di Internet Explorer (che rispettava quindi i principi di base HTML), nell’edizione Outlook 2007 il colosso di Redmond aveva iniziato ad usare il motore interno Word facendo andare su tutte le furie gli utenti che non erano più in grado di inviare email che fossero facilmente leggibili da tutti.
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È stato reso disponibile da Microsoft stessa una piccola applicazione (571KB) che si integra nei suoi applicativi e consente la traduzione di un testo.
Microsoft Translator, questo è il nome dell’applicazione, consente la traduzione di parole, frasi e interi documenti direttamente nel riquadro attività Ricerche di Microsoft Office 2003 e Microsoft Office 2007. Questo strumento si applica ai seguenti programmi:
- Microsoft Office Word 2003 e 2007;
- Microsoft Office PowerPoint 2003 e 2007;
- Microsoft Office OneNote 2003 e 2007;
- Microsoft Office Excel 2003 e 2007;
- Microsoft Office Publisher 2003 e 2007;
- Microsoft Office Visio 2003 e 2007;
- Microsoft Office Outlook 2003 e 2007.
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