Forse non è stato arricchito come altri programmi della suite (ad esempio Word o Excel), ma anche Outlook 2010 presenta diverse novità che hanno essenzialmente due fili conduttori: da un lato la connettività e la connessione con altri utenti, dall’altro la semplificazione e la velocizzazione delle operazioni più comuni.
A questo secondo filone appartengono le “Azioni rapide“: una raccolta delle azioni più comuni che un utente può compiere lavorando in Outlook. Dalla raccolta Azioni rapide è possibile attivare velocemente queste operazioni, “saltando” la loro naturale procedura. La raccolta “Azioni rapide” è accessibile dal gruppo “Azioni rapide” della scheda “Home”, o dal menu contestuale del tasto destro del mouse attivato su un oggetto email.
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La posta di GMail è davvero comoda e raggiungibile da qualsiasi computer connesso a Internet, il tutto diventa ancora più comodo e utile se si possono avere tutti i propri contatti online.
Chi già usa un programma di posta elettronica, è probabile che abbia già al suo interno un elenco di contatti e sarebbe molto comodo poter trasferire questi contatti in GMail. L’operazione è molto semplice, purché il programma di posta possa esportare l’elenco dei contatti in formato CSV.
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Lo spamming è l’attività di invio di un numero solitamente alto di email indesiderate a un numero più grande possibile di destinatari. Gli attuali filtri antispam implementati nei più utilizzati client di posta non sono la panacea al problema e spesso possono fallire segnalando falsi positivi o lasciando passare email indesiderata.
Microsoft, dal canto suo, implementa in Outlook la funzionalità email Postmarking che promette di ridurre la posta indesiderata in entrata.
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Anche Outlook 2010, come gli altri programmi della suite, presenta diverse novità rispetto alle versioni precedenti. Molte di queste novità sono volte a rendere più ordinato ed efficiente il flusso di lavoro.
Una delle nuove funzionalità più interessanti è l’introduzione del concetto di conversazione: è già quello che avviene su GMail o con altri sistemi di posta. In pratica, le email che risultano da uno scambio di risposte fra due o più utenti vengono tenute raggruppate.
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Una novità interessante introdotta con il VBA di Office 2007, e mantenuta in Office 2010, è la possibilità di inviare email attraverso VBA utilizzando Outlook e specificando l’account da cui si vuole inviare la email.
Anche con Office 2003 si potevano inviare email comandando Outlook tramite VBA, ma senza specificare l’account dal quale le email dovevano partire. L’email veniva inviata sempre e comunque dall’account principale. Ora, grazie alla introduzione della proprietà SendUsingAccount dell’oggetto email le cose sono cambiate.
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GMail è un Web client email molto versatile, ma manca ancora l’avviso di ricezione sulla posta, che per quanto possa essere eluso, a volte può tornare utile.
Se abbiamo raccolto tutti gli indirizzi di posta elettronica in liste e usiamo sempre GMail, non è detto che non possiamo usare le stesse liste di contatti anche su Outlook o altri client desktop di posta elettronica.
Basterà esportare questi contatti da GMail e importarli per esempio in Outlook, o esportarli semplicemente per conservarli come backup.
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Outlook è uno strumento estremamente potente e versatile per gestire la posta elettronica e i calendari, soprattutto per la sua insostituibile abilità nel sincronizzarsi con i palmari o con i cellulari, aiutandoci a gestire l’agenda degli impegni e delle ricorrenze. Uno dei suoi pochi punti deboli è che, nel suo pur ricco menù di esportazioni e importazioni (messaggi, calendari, contatti e rubriche), non prevede la possibilità di esportare o importare gli account di posta elettronica.
Quando abbiamo la necessità di risistemare il computer, per qualche ragione, o quando lavoriamo su più postazioni, dobbiamo, quindi, ogni volta, riordinare anche le caselle di posta elettronica partendo dalla procedura guidata di creazione account.
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Sarebbe bello dire a un cliente: “Entra nel mio calendario e fissati un appuntamento”. In parte, con Outlook 2007 si può.
Innanzitutto è necessario disporre di un account Live di Microsoft. Ora, dopo aver aperto Outlook andiamo sulla “sezione calendario” e a sinistra clicchiamo sulla voce “pubblica calendario“.
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Tra gli strumenti che Microsoft ha integrato in Windows c’è anche il client per la posta elettronica Windows Mail, un software gratuito che, tuttavia, i possessori di Office 2007, potrebbero voler sostituire con il più completo Outlook.
Così, per chi desidera migrare al client di posta integrato in Office, ecco l’esigenza di importare email, i contatti presenti in rubrica e le impostazioni di Windows Mail su Outlook 2007, un’operazione che è assolutamente più semplice di quanto si creda.
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