SQL (Structured Query Language) è il linguaggio delle query, del loro accesso, dell’esecuzione, dell’aggiornamento della gestione dei dati nei database relazionali. Fin qui l’utente medio potrebbe spaventarsi pensando che sia una cosa difficile ma invece scoprirà che utilizza l’SQL ogni volta che costruisce una query e, ovviamente, ogni volta che la esegue.
Infatti, Microsoft Office Access consente di scrivere le query sfruttando il linguaggio SQL, anche se di default ci viene proposta la schermata più user friendly che ci fa selezionare tabelle, campi e criteri (modalità Visualizzazione Struttura).
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Quando di deve eseguire una query parametrica su un campo particolarmente complesso, o comunque formato da una stringa numerica o alfabetica non semplice, può essere utile utilizzare una funzione di ricerca che selezioni i record voluti partendo da una chiave di ricerca non troppo restrittiva.
Ad esempio, se la query agisce su un campo data che lavora nel formato dd/mm/yyyy, la funzione like può essere utile. Nel campo “Criteri” della nostra query inseriamo la seguente espressione:
Like "*" & [Inserire dati data] & "*"
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Con Access è possibile creare delle regole per guidare l’utente nell’inserimento dei dati nella maniera che si è pensata essere la più corretta. Se l’utente inserisce un dato che Access verifica che non soddisfa i requisiti inseriti in fase di progettazione, restituisce un messaggio d’errore personalizzato e si rifiuta di scrivere quel dato nella tabella.
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Con Microsoft Access è possibile creare delle etichette da stampare. Ad esempio, se, in un’associazione sportiva, vogliamo creare una tessera con nome, cognome, tipo di attività e quant’altro, ecco che la creazione di un’etichetta ci può venire incontro.
Vediamo sinteticamente come fare a creare delle etichette. Il supporto sul quale stamparle dovrete sceglierlo in base alle vostre esigenze (se volete creare delle etichette adesive dovrete ovviamente usare un tipo di carta diverso da quello che usereste per creare delle semplici tesserine).
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Se avete creato un database di Microsoft Access, comprensivo di una tabella nella quale vi siano registrati dati associati a date, può essere comodo interrogare il database, affinché ricapitoli gli eventi associati a un determinato periodo di tempo.
Per esempio, supponiamo di avere una tabella “TConvention”, che raccoglie i convegni e la data di inizio degli stessi. La tabella conterrà i seguenti campi: “IDConvention” (contatore), “TitoloConvention” (testo) e “DataConvention” (campo data/ora).
Dopo averla popolata di record, proviamo a scrivere una query affinché, tanto per fare un esempio, ci dica quali eventi si sono svolti o si svolgeranno fra il 25/01/2009 e il 28/02/2009.
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Vi è mai capitato di dover importare decine di tabelle da cinquecento mila record ciascuna? Magari tabelle contenenti numerosi campi testuali e non?
No? Bene sperate non capiti mai, ma se dovesse succedere e il vostro sistema dovesse andare in tilt, non vi arrendete subito, fermatevi a ragionare e cercate la soluzione partendo da poche semplici regole:
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Può capitare di dover sostituire dei dati simultaneamente. In questo caso vengono in nostro aiuto la funzione Sostituisci e i caratteri Jolly.
I caratteri Jolly servono se non conosciamo per intero una parola. In questo caso utilizzaremo il carattere *, che ha la funzione di rimpiazzare un gruppo di caratteri. Ad esempio pen* restituirà penna, ma anche penny.
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Una volta esistevano gli archivi, gli schedari, organizzati secondo una certa logica. Con un database archiviare dei dati è molto più semplice, ma soprattutto si velocizza l’operazione di ricerca di determinate informazioni.
Infatti, se con il materiale cartaceo si doveva cercare un determinato dato andando a spulciare magari tra centinaia di fogli, con Microsoft Office Access la ricerca è molto più semplice e veloce.
Se si sta cercando solo un record, si può usare il pulsante “Trova”, posto nella scheda “Home” nel gruppo “Trova”.
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Succede spesso di avere la necessità di effettuare calcoli ulteriori all’interno dei report di Access. Finché è possibile, è bene lasciare l’onere dei calcoli alla query che alimenta il report e, solo in assenza di altre soluzioni, inserire nel report dei controlli contenenti delle formule.
È il caso, per esempio, dei totali di Raggruppamento; se abbiamo aggiunto al nostro report un raggruppamento e abbiamo inserito nel corpo del report un campo “Importo” potremo ragionevolmente visualizzare il risultato di quel campo nel raggruppamento di cui fa parte, aggiungendo una casella di testo che ne effettui il calcolo secondo la sintassi che segue:
=Somma(Importo)
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La creazione di una query richiede solitamente una serie di aggiustamenti successivi per poter ottenere risultati precisi soprattutto in occasione di elaborazioni particolarmente complesse.
Possedere, pertanto, la perfetta padronanza di tutte le caratteristiche dell’applicativo in questo particolare ambito è fondamentale per ottenere risultati affidabili e di qualità.
Sarà sicuramente necessario in queste occasioni aggiungere o rimuovere campi, o modificarne i valori all’interno di quelli già presenti.
Vediamo alcuni esempi:
Per cominciare aprire la query in modalità struttura.
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