L’obiettivo fondamentale di una tabella è quello di garantire maggiore leggibilità a una serie di dati che, altrimenti, richiederebbero una lunga e laboriosa analisi per essere interpretati; è quindi opportuno organizzare l’aspetto dei dati, sul foglio di lavoro, in maniera che possano essere interpretati quasi a colpo d’occhio.
Nel far ciò, è bene tenere presente come vi sono delle differenze sostanziali tra il materiale destinato a essere stampato e quello che, probabilmente, sarà prevalentemente utilizzato soltanto sul video.
Sulla carta, schemi e tabelle richiedono griglie leggere, distanze proporzionate tra righe e colonne, adeguato contrasto di colori, font leggibili e, possibilmente, privi di orpelli; quando, invece, lavoriamo sul monitor, possiamo curare di più i colori e gli effetti visivi, sapendo di essere aiutati, nella lettura, dalla luminosità dello schermo.
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La suite gratuita di Google Docs viene spesso usata solo per calcoli veloci o editing di testi da condividere con i propri contatti.
Si fa fatica a pensare che si possa affidare una certa “responsabilità” a una suite online, e ciò ne limita l’uso, impedendo anche di conoscere più a fondo le sue potenzialità.
Pochi sanno che Google Docs dispone di un archivio di modelli; questi ultimi possono essere utilizzati proficuamente attraverso una veloce personalizzazione, e spesso sono messi a disposizione dagli utenti della suite.
Le fatture sono un esempio di utilizzo più specifico dei modelli: se possiamo fatturare con Excel, allora possiamo farlo anche con Google Spreadsheet.
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A volte può essere necessario creare dei grafici che mettano in risalto la gerarchia di un ambiente o di un processo produttivo.
Invece di utilizzare costosi e complessi programmi aziendali, possiamo affidarci al gadget Organization Chart di Google Docs Spreadsheet per creare in maniera molto semplice dei grafici gerarchici.
Per prima cosa, accediamo a Google Docs e creiamo un nuovo documento di Spreadsheet.
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Come recita una delle pagine di Google Docs “We’re still working to make Google Docs a better place” (trad. “Stiamo ancora lavorando per rendere Google Docs un posto migliore”) e a quanto pare questo è vero.
Tra le nuove e interessanti funzioni aggiunte da Google alla sua famosissima suite di programmi per l’office automation troviamo GoogleTranslate per Spreadsheet.
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I fogli di calcolo permettono di memorizzare grandi quantità di dati, sia numerici che alfabetici, ed effettuare le più disparate operazioni su essi. Una distribuzione di dati, però, non è molto utile se non è possibile estrarne un significato.
Google Docs Spreadsheet permette, attraverso il gadget Word Cloud, di elencare i dati alfabetici (parole, nomi, stringhe) con caratteri di dimensioni e colori diversi in base alle loro frequenze assolute (in gergo Tag Cloud).
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La convalida dei dati è un’operazione importante in un foglio di calcolo, perché permette di impedire o verificare che i dati inseriti rispondano a regole preimpostate e, quindi, siano sostanzialmente esatti.
Questa caratteristica è stata implementata anche su Google Docs e i parametri di convalida possono essere impostati facilmente nel foglio di calcolo, per agevolarne la compilazione.
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Il gigante delle ricerche Google sta da qualche anno investendo nello sviluppo di applicativi integrati per l’editing di documenti online e la collaborazione fra più persone remote. Google Docs è il risultato di una campagna di armonizzazione degli strumenti a disposizione che il colosso californiano ha lanciato nell’ottobre 2006 per avere un unico e semplice punto di accesso alla propria suite di programmi che include anche un foglio di calcolo e un programma di presentazioni.
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Se avete uno o più eventi che avete organizzato e volete renderli pubblici attraverso il vostro sito o la messaggeria istantanea, Google Docs è una risposta facile e veloce alla creazione di un calendario da condividere sul Web.
Dopo il login nei Google Docs, andiamo in “File | Nuovo” e scegliamo l’opzione “Da modello”.
Il browser aprirà una nuova tab “Google Docs Templates“; all’interno di essa, clicchiamo sul link “Calendari e pianificazioni” e scegliamo uno dei modelli di calendario presentati in questa sezione, per esempio “2010 Yearly Calendar – Portrait”.
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Capita a volte di avere a che fare con fogli di calcolo che presentano celle vuote, che andrebbero eliminate.
È ovvio che se le celle vuote sono molte, non si può procedere ad eliminarle una ad una, per cui dobbiamo escogitare un escamotage che ci aiuti in questo compito.
Premesso che è sempre possibile impostare una macro o ricorrere al codice Visual Basic (nel caso di Microsoft Excel per Windows), utilizzeremo i filtri.
Questi ultimi sono una funzionalità implementata in tutti i fogli di calcolo, da Excel a Google Docs Spreadsheet, perciò, anche se in questo esempio utilizzeremo Microsoft Excel 2007, la stessa procedura può essere replicata in un qualsiasi altro spreadsheet.
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Quello che illustreremo non si può definire uno di quei gadget particolarmente utili o indispensabili, ma è carino e all’occorrenza può fungere da valida visualizzazione delle risorse finanziarie, in pieno stile zio Paperone (o Paperino in mancanza di fondi).
Se abbiamo un account Google Docs, creiamo un nuovo foglio di calcolo da “New | Spreadsheet” e utilizziamolo per effettuare una rapida rendicontazione delle nostre spese mensili.
Nella sostanza dedichiamo una riga al totale delle spese e una al totale delle entrate; quindi riserviamo la terza riga alla differenza fra entrate e spese, ricorrendo alla formula
=C10-C8
(modificando il numero di cella opportunamente).
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