La possibilità di assegnare dei nomi alle celle di un foglio di calcolo è molto utile e può rendere più semplice l’inserimento di formule e funzioni. Il nome si usa al posto dei riferimenti di cella, rendendo più facile da leggere la funzione. Usando i nomi non è più necessario fissare in valore assoluto i riferimenti alle celle che non si devono aggiornare durante il trascinamento.
Si tratta di una funzionalità molto utile e utilizzata comunemente anche in Excel. Ora vogliamo vedere come realizzare la stessa cosa con il foglio di calcolo di Google.
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Le Sharing Settings di Google Docs permettono di associare lo scope in lettura e modifica a un documento, segnalando alla suite chi può leggere e opzionalmente modificare il documento.
Analizzeremo oggi questa funzionalità.
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Sicuramente abbiamo provato almeno una volta, durante la stesura dei nostri documenti, a usare le funzionalità del copia e incolla dei contenuti, magari copiando un’immagine in una presentazione, un testo in una cella di un foglio di calcolo o una formula in una diapositiva.
Anche Google Docs mette a disposizione una propria versione degli Appunti incentrata soprattutto sulla condivisione dei dati copiati tra i vari tipi di documenti.
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Google Docs è in fase di costante evoluzione e infatti al momento esistono due versioni, una delle quali è attualmente in sviluppo. Nell’ultima versione di Spreadsheet è stata introdotta la possibilità di ordinare i dati secondo più criteri.
Le funzionalità offerte a riguardo sono raggiungibili nel menù “tool” -> “Sort” e per usarle dobbiamo selezionare prima le celle sulle quali vogliamo lavorare. Qui potremo decidere, tramite una finestra apposita, se considerare la prima riga del range di celle come intestazione e scegliere il tipo di ordinamento (crescente o decrescente).
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Anche il foglio di calcolo di GoogleDocs dispone della formattazione condizionale, ovvero la possibilità di formattare i dati sulla base di specifiche regole (valori maggiori, minori uguali a un valore di confronto, date di un intervallo…). Nella terminologia di Google questa funzionalità si chiama formattazione con regole.
Applicarla è facile, basta selezionare l’intervallo di celle a cui applicare questa formattazione e fare click sul pulsante per impostare il colore del carattere, o sul pulsante per impostare il colore di sfondo. Nel menu che si presenta, bisogna selezionare l’opzione Cambia con regole. Comparirà la finestra Cambia colori in base a regole.
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Google Docs entra in una nuova fase di importanti cambiamenti nelle funzionalità e nelle prestazioni. Grazie a una sostanziale riscrittura del codice basata anche sull’abbandono di Gears in favore del supporto a HTML 5, BigG dichiara che il suo tool di produzione e di collaborazione online ora dà una risposta più veloce ai comandi degli utenti, offre una migliore compatibilità con i programmi off-line e integra strumenti di comunicazione in tempo reale.
Inevitabile tentare di confrontare Google Docs con le suite off-line di Microsoft e di Sun/Oracle. Tuttavia, attualmente Google Docs non ha strumenti rivolti a un uso così spinto, forse ineguagliabile come nel caso delle formule di Excel. I punti di forza di questa versione ne segnano la crescita e si rivolgono maggiormente a un ambito di collaborazione online. Ecco gli aggiornamenti.
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Se dobbiamo pubblicare una presentazione su un sito o su un blog, è inutile usare un programma come PowerPoint, perché il lavoro è più veloce se fatto con Google Presentation: il servizio offre più o meno le stesse funzioni e in più è online, quindi non bisogna caricare nulla.
Una volta aperta la presentazione, se scegliamo un template bianco, aggiungere, duplicare e togliere una diapositiva è operazione velocissima: sulla toolbar ci sono tre iconcine, una per ciascuna funzione.
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Google potenzia la propria suite online per l’ufficio Google Documenti. Come comunicato dall’azienda di Mountain View infatti, sarà possibile prossimamente non solo archiviare sui server Google file di testo, fogli di calcolo e quant’altro è connesso con le attività della suite, ma anche riversare qualsiasi tipo di file non legato direttamente al servizio.
La novità consiste quindi nel far diventare Google Documenti anche un servizio di storage online che darà la possibilità agli utenti di archiviare i propri file per averli sempre disponibili dovunque e in ogni momento, dato che sarà sufficiente un computer connesso a Internet per accedere al proprio spazio.
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La suite gratuita di Google Docs viene spesso usata solo per calcoli veloci o editing di testi da condividere con i propri contatti.
Si fa fatica a pensare che si possa affidare una certa “responsabilità” a una suite online, e ciò ne limita l’uso, impedendo anche di conoscere più a fondo le sue potenzialità.
Pochi sanno che Google Docs dispone di un archivio di modelli; questi ultimi possono essere utilizzati proficuamente attraverso una veloce personalizzazione, e spesso sono messi a disposizione dagli utenti della suite.
Le fatture sono un esempio di utilizzo più specifico dei modelli: se possiamo fatturare con Excel, allora possiamo farlo anche con Google Spreadsheet.
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Google riesce sempre a stupirci quando si tratta di semplificare le cose e, forte del successo per la condivisione fra più utenti di documenti singoli, ha da poco messo a disposizione la funzionalità delle cartelle condivise.
Con questa funzione, si permette di condividere, appunto, intere cartelle di documenti tra più persone, migliorando il lavoro collaborativo.
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