Se dobbiamo pubblicare una presentazione su un sito o su un blog, è inutile usare un programma come PowerPoint, perché il lavoro è più veloce se fatto con Google Presentation: il servizio offre più o meno le stesse funzioni e in più è online, quindi non bisogna caricare nulla.

Una volta aperta la presentazione, se scegliamo un template bianco, aggiungere, duplicare e togliere una diapositiva è operazione velocissima: sulla toolbar ci sono tre iconcine, una per ciascuna funzione.

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L’obiettivo fondamentale di una tabella è quello di garantire maggiore leggibilità a una serie di dati che, altrimenti, richiederebbero una lunga e laboriosa analisi per essere interpretati; è quindi opportuno organizzare l’aspetto dei dati, sul foglio di lavoro, in maniera che possano essere interpretati quasi a colpo d’occhio.

Nel far ciò, è bene tenere presente come vi sono delle differenze sostanziali tra il materiale destinato a essere stampato e quello che, probabilmente, sarà prevalentemente utilizzato soltanto sul video.

Sulla carta, schemi e tabelle richiedono griglie leggere, distanze proporzionate tra righe e colonne, adeguato contrasto di colori, font leggibili e, possibilmente, privi di orpelli; quando, invece, lavoriamo sul monitor, possiamo curare di più i colori e gli effetti visivi, sapendo di essere aiutati, nella lettura, dalla luminosità dello schermo.

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Google potenzia la propria suite online per l’ufficio Google Documenti. Come comunicato dall’azienda di Mountain View infatti, sarà possibile prossimamente non solo archiviare sui server Google file di testo, fogli di calcolo e quant’altro è connesso con le attività della suite, ma anche riversare qualsiasi tipo di file non legato direttamente al servizio.

La novità consiste quindi nel far diventare Google Documenti anche un servizio di storage online che darà la possibilità agli utenti di archiviare i propri file per averli sempre disponibili dovunque e in ogni momento, dato che sarà sufficiente un computer connesso a Internet per accedere al proprio spazio.

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La suite gratuita di Google Docs viene spesso usata solo per calcoli veloci o editing di testi da condividere con i propri contatti.

Si fa fatica a pensare che si possa affidare una certa “responsabilità” a una suite online, e ciò ne limita l’uso, impedendo anche di conoscere più a fondo le sue potenzialità.

Pochi sanno che Google Docs dispone di un archivio di modelli; questi ultimi possono essere utilizzati proficuamente attraverso una veloce personalizzazione, e spesso sono messi a disposizione dagli utenti della suite.

Le fatture sono un esempio di utilizzo più specifico dei modelli: se possiamo fatturare con Excel, allora possiamo farlo anche con Google Spreadsheet.

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A volte può essere necessario creare dei grafici che mettano in risalto la gerarchia di un ambiente o di un processo produttivo.

Invece di utilizzare costosi e complessi programmi aziendali, possiamo affidarci al gadget Organization Chart di Google Docs Spreadsheet per creare in maniera molto semplice dei grafici gerarchici.

Per prima cosa, accediamo a Google Docs e creiamo un nuovo documento di Spreadsheet.

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Google riesce sempre a stupirci quando si tratta di semplificare le cose e, forte del successo per la condivisione fra più utenti di documenti singoli, ha da poco messo a disposizione la funzionalità delle cartelle condivise.

Con questa funzione, si permette di condividere, appunto, intere cartelle di documenti tra più persone, migliorando il lavoro collaborativo.

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Gli utenti di GMail e di Google Docs si saranno già scontrati e più volte con i disservizi che talvolta mettono fuori gioco queste WebApp.

Spesso, di fronte a un malfunzionamento di GMail, siamo ricorsi al motore di ricerca, al supporto tecnico o al wiki per avere delucidazioni sul problema e cercare di capire se e quando il disservizio sarebbe stato risolto.

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Come recita una delle pagine di Google Docs “We’re still working to make Google Docs a better place” (trad. “Stiamo ancora lavorando per rendere Google Docs un posto migliore”) e a quanto pare questo è vero.

Tra le nuove e interessanti funzioni aggiunte da Google alla sua famosissima suite di programmi per l’office automation troviamo GoogleTranslate per Spreadsheet.

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