Nascondere ed espandere le celle di un foglio di calcolo può risultare molto conveniente in termini di spazio visivo e chiarezza informativa.
Ad esempio, si potrebbe prevedere un intervallo di celle che a richiesta, cliccando sull’apposito pulsante “-”, venga nascosto alla vista. Vedremo oggi lo strumento di Calc che permette il raggruppamento di celle.
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Alcuni fogli di calcolo hanno molte colonne e non si prestano a essere visualizzati facilmente con monitor piccoli.
Per questo motivo esistono due funzionalità dei fogli di calcolo: “freeze” permette di bloccare alcune celle impedendone lo scorrimento, così da averle sempre visibili; “split” divide il foglio in due parti.
Supponiamo di avere nella riga A l’intestazione delle singole colonne A, B, C, ecc; se le righe diventano molte, muovendosi sopra e sotto si perde l’intestazione delle colonne.
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La nuova versione di OpenOffice prevede una maggiore compatibilità e “somiglianza” con il pacchetto Office della Microsoft, e ciò è visibile anche tramite la funzione Chart. In particolare, la procedura guidata per creare grafici (a cui si accede tramite il menù “Inserisci” del modulo Calc) include ora anche la possibilità di scegliere fra due nuove rappresentazioni grafiche (entrambi presenti in MSExcel già dalla versione 97):
- il grafico a bolle (un grafico a dispersione XY che può visualizzare ulteriori serie di dati);
- il grafico a rete pieno (i grafici a rete, detti anche “a radar” o “a ragnatela”, consentono il confronto dei valori aggregati derivanti da più serie di dati. La tipologia “pieno” è simile a quella a linee solo che il riempimento colorato dell’area compresa fra le linee crea informazione aggiuntiva rendendo più rapida l’interpretazione dei dati).
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Di solito, dato un foglio Excel o un foglio di calcolo ODS, si tende ad aprire il file con OpenOffice.org o NeoOffice o Excel, ecc.
Non si pensa certo che il file può essere inserito all’interno di un altro foglio di calcolo; l’utilità di tale operazione forse non è intuitiva, ma in alcune occorrenze può consentire una sorta di visualizzazione alternativa di dati.
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Lavorando con Excel, spesso, non ci si limita a effettuare qualche semplice calcolo matematico; al contrario, soprattutto in azienda, al complicarsi della realtà economica, si complicano anche le formule, le funzioni e i collegamenti sul foglio di calcolo.
Quando poi i fogli di lavoro sono condivisi tra più persone, che non si limitano a registrarvi sopra i dati, ma integrano le tabelle di nuove formule e funzioni, si rende necessario lavorare con regole condivise e cercando di lasciare le attività organizzate, in modo tale che chi arriva dopo di noi sia in grado di riprendere il lavoro proprio dal punto in cui lo abbiamo lasciato.
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L’obiettivo fondamentale di una tabella è quello di garantire maggiore leggibilità a una serie di dati che, altrimenti, richiederebbero una lunga e laboriosa analisi per essere interpretati; è quindi opportuno organizzare l’aspetto dei dati, sul foglio di lavoro, in maniera che possano essere interpretati quasi a colpo d’occhio.
Nel far ciò, è bene tenere presente come vi sono delle differenze sostanziali tra il materiale destinato a essere stampato e quello che, probabilmente, sarà prevalentemente utilizzato soltanto sul video.
Sulla carta, schemi e tabelle richiedono griglie leggere, distanze proporzionate tra righe e colonne, adeguato contrasto di colori, font leggibili e, possibilmente, privi di orpelli; quando, invece, lavoriamo sul monitor, possiamo curare di più i colori e gli effetti visivi, sapendo di essere aiutati, nella lettura, dalla luminosità dello schermo.
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Tutti noi conosciamo, o dovremmo conoscere, le potenzialità selettive del menù incolla speciale nei fogli di calcolo; per chi non le conoscesse, diciamo che è possibile copiare e incollare i dati di un intervallo di celle, in maniera selettiva: solo la forma, ad esempio, o solo i numeri in esso contenuti, scollegandoli dalle formule di origine.
Esistono, tuttavia, campi di applicazione diversi, che ci consentono, ad esempio, di effettuare un’operazione aritmetica su un intervallo di celle, senza dover modificare la struttura della tabella.
Nell’esempio che segue, incrementeremo i valori di un intervallo di celle, senza utilizzare alcuna formula, utilizzando semplicemente il copia e incolla.
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Copiare numeri e date da pagine Internet e incollarle in un foglio di OpenOffice Calc può risultare controproducente. Infatti, potrebbe venire formattato in testo, rendendone quindi impossibile l’utilizzo come numeri reali o come date.
Vedremo oggi come risolvere questo problema con l’estensione Convert Text To Number (in breve CT2N) per OpenOffice Calc.
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OpenOffice permette di aprire e salvare documenti nel proprio formato, ma anche in PDF e nei formati del pacchetto Office. Questo permette una maggiore semplicità nella distribuzione di un documento ad utenti che non possiedono un lettore per uno dei tre formati, generando una copia del documento nei formati leggibili dall’utente.
Con Multisave potremo velocizzare l’operazione di salvataggio multi formato in maniera molto semplice.
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Il linguaggio per la videoscrittura LaTex è uno dei linguaggi più diffusi tra i professionisti del settore, in quanto permette precisione ed essenzialità dei contenuti dei documenti, oltre che un divertimento nel suo utilizzo legato alla sua relativa facilità d’uso e alla grande possibilità di personalizzazione.
Purtroppo LaTex non è alla portata di tutti. Da oggi, però, potremo strutturare una tabella di LaTex senza doverne conoscere il linguaggio, grazie all’estensione per Open Office Calc Calc2LaTex.
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