Excel ha la possibilità di configurare il contenuto delle celle come se fosse testo anche quando queste ultime contengono solo numeri.
Può accadere, infatti, di importare delle tabelle da file di testo e che alcune delle celle contenenti numeri mantengano una connotazione testuale. Ciò può avvenire anche incollando dei valori provenienti da altri applicativi.
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Chi ha qualche anno in più e ha avuto modo di lavorare con una macchina da scrivere credo riesca ad apprezzare pienamente la grande praticità offerta da un applicativo di videoscrittura; potremmo affermare che sarebbe sufficiente la sola possibilità di correggere il testo prima della stampa per vincere il confronto.
Questo è il motivo principale, forse, per cui questi strumenti sono nati; quello che non potevamo aspettarci era la loro svolta evolutiva che oggi ci permette di velocizzare enormemente tutte le operazioni ripetitive permettendoci di concentrarci unicamente sui concetti che si vogliono esprimere.
È per questo motivo che un applicativo come Word ci mette a disposizione strumenti come gli Stili, che ci permettono di memorizzare, all’interno di ognuno di essi, tutte le caratteristiche di formattazione del testo da richiamare al momento opportuno.
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L’uso di una buona grafica nella redazione dei documenti è norma tanto auspicabile quanto spesso ignorata.
Una certa attenzione all’estetica del documento aggiunge sempre un tocco di professionalità che non guasta e che verrà sicuramente notata dai nostri interlocutori.
Un primo, piccolo, passo che sicuramente possiamo fare in questa direzione è quello di inserire il logo aziendale nei nostri documenti: Vediamo come fare:
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Tutti coloro che periodicamente inviano delle mail sostanzialmente invariate nel contenuto possono proficuamente utilizzare i Modelli di Outlook.
Capita spesso, infatti, di dover inviare, per esempio, degli allegati accompagnati sempre da un testo esplicativo che rimane invariato.
Allo scopo di evitare di dover riscrivere sempre la stessa mail può essere utile redarre dei modelli da tenere conservati per il momento opportuno. Vediamo come fare:
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Una delle innumerevoli funzioni di Microsoft Excel, e probabilmente una delle più utili è sicuramente la formattazione condizionale.
Tale procedimento consente infatti di individuare alcune celle all’interno di un range selezionato, determinandone prioritariamente i criteri. Vediamo come:
- Per cominciare selezioniamo il range di celle su cui desideriamo effettuare la formattazione condizionale;
- Dal menu Home premiamo il pulsante Formattazione condizionale e Regole evidenziazione celle;
- Si aprirà un menu con una gamma di scelte abbastanza ampia; per l’esempio di oggi selezioneremo Minore di;
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Nonostante la somiglianza del titolo con una famosa canzone del nostro Tiziano nazionale, ciò di cui ci occuperemo sarà come colorare di rosso, o di altro colore, i numeri negativi in Excel, attribuendo magari il blu per quelli positivi.
È indubbio l’evidente miglioramento nella capacità di distinguere i valori soprattutto quando si devono redigere documenti di tipo contabile come bilanci, consuntivi, budget, ecc.
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Molti utenti, soprattutto alle prime armi, vanno sempre nel panico quando arrivano alla fatidica necessità di dover stampare il loro documento Excel. In particolare, Excel impone all’utente di specificare l’area che si desidera prendere in considerazione: la cosidetta Area di stampa.
La nuova versione di Office, la 2007, ha poi introdotto nuovi disagi, per fortuna solo iniziali, a causa dell’interfaccia del tutto cambiata.
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Vi è mai capitato di dover importare decine di tabelle da cinquecento mila record ciascuna? Magari tabelle contenenti numerosi campi testuali e non?
No? Bene sperate non capiti mai, ma se dovesse succedere e il vostro sistema dovesse andare in tilt, non vi arrendete subito, fermatevi a ragionare e cercate la soluzione partendo da poche semplici regole:
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Succede spesso di avere la necessità di effettuare calcoli ulteriori all’interno dei report di Access. Finché è possibile, è bene lasciare l’onere dei calcoli alla query che alimenta il report e, solo in assenza di altre soluzioni, inserire nel report dei controlli contenenti delle formule.
È il caso, per esempio, dei totali di Raggruppamento; se abbiamo aggiunto al nostro report un raggruppamento e abbiamo inserito nel corpo del report un campo “Importo” potremo ragionevolmente visualizzare il risultato di quel campo nel raggruppamento di cui fa parte, aggiungendo una casella di testo che ne effettui il calcolo secondo la sintassi che segue:
=Somma(Importo)
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La creazione di una query richiede solitamente una serie di aggiustamenti successivi per poter ottenere risultati precisi soprattutto in occasione di elaborazioni particolarmente complesse.
Possedere, pertanto, la perfetta padronanza di tutte le caratteristiche dell’applicativo in questo particolare ambito è fondamentale per ottenere risultati affidabili e di qualità.
Sarà sicuramente necessario in queste occasioni aggiungere o rimuovere campi, o modificarne i valori all’interno di quelli già presenti.
Vediamo alcuni esempi:
Per cominciare aprire la query in modalità struttura.
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