Nel lavoro d’ufficio, spesso, si rende necessario sottolineare o evidenziare alcuni punti di un documento che meritano un’attenzione particolare. Nel caso di una lettera, ad esempio, può trattarsi dell’area in cui si trovano i nostri riferimenti anagrafici; se facciamo riferimento ad accordi o a condizioni particolari del rapporto cliente-fornitore, può essere necessario fermare l’attenzione non su una singola parola chiave, che può essere evidenziata in grassetto, ma su uno o più concetti sui quali si regolano i termini di un accordo; nel caso di una fattura costruita con excel, possono esservi aree, come gli estremi registrabili del documento, i dati del cliente o le modalità di pagamento, che meritano si dia loro rilievo.
Una tecnica per creare un effetto “cornice” intorno a un’area del documento è quella di utilizzare le forme grafiche che, esattamente come le clip-art, sono condivise da tutto il pacchetto office, intorno alla zona da mettere in rilievo.
Vediamo i semplici passaggi che ci consentono di ottenere questo risultato.
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Quante volte ci è successo di non saper scegliere la forma del carattere da applicare a un lavoro svolto? E, magari, abbiamo fatto diversi tentativi stampando il nostro elaborato e confrontando i vari tipi di font a nostra disposizione, per scegliere il più adatto, senza riuscire a decidere?
Ebbene, ci sono alcune caratteristiche, sui caratteri che utilizziamo, che è bene conoscere per riuscire ad adottare lo stile migliore, con competente consapevolezza.
I font vengono raggruppati in “famiglie”: una prima suddivisione riguarda i caratteri sans serif (senza grazie) e i caratteri serif (con grazie), dove le “grazie” stanno a indicare gli abbellimenti, i riccioli o gli orpelli, posti, prevalentemente, nei punti di appoggio (piedi).
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La vera forza di Publisher sta nel fatto che si integra perfettamente con gli altri elementi del pacchetto Office: Si possono scrivere i testi con Word, realizzare tabelle in Excel e impaginare tutto perfettamente in pochi passaggi senza alcuno sforzo di adattamento.
Nel pacchetto Office 2007, Publisher è il programma che meno ha cambiato le proprie caratteristiche e si presenta ancora con il menù a tendina tipico delle precedenti versioni di Office. Nella sua versione 2010, tuttavia, subirà un restyling totale e sarà perfettamente allineato, anche nell’aspetto, agli altri programmi; quindi verrà dotato anche lui della barra multifunzione.
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La stesura del proprio curriculum genera sempre qualche perplessità. Saranno i fiumi di letteratura che si trovano online, sarà la ricca dovizia di modelli presenti anche nella raccolta di Word, o sul sito della Microsoft, sarà che presentare noi stessi in due parole rende difficilissimo scegliere le cose da dire ma, spesso, ci confrontiamo con la pagina bianca dell’editor di testi e non sappiamo da dove cominciare.
Da un punto di vista tecnico esistono molte varietà di schemi, così tanti che scegliere quale utilizzare ci pone quasi in imbarazzo. Poiché il curriculum è un documento che non viene radicalmente riscritto una volta al giorno, ma viene steso una volta per tutte e poi integrato e aggiornato con l’arricchirsi delle esperienze professionali, vale la pena di perdere qualche istante per esaminare le risorse che abbiamo immediatamente a disposizione, cercando di fare la scelta giusta una volta per tutte.
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Esistono due diversi modi di utilizzare una tabella in Word: in alcuni casi essa è visibile sul foglio, dotata di griglie e bordi che ne delimitano righe e colonne; in altri casi, invece, serve a suddividere lo spazio della pagina in aree all’interno delle quali poniamo elementi che sembrano ordinati sul foglio come per magia, perché la utilizziamo in maniera occulta.
Lo strumento più adatto per creare una tabella esplicita non è propriamente Word, ma piuttosto Excel. Tuttavia, a volte, quando non dobbiamo realizzare schemi troppo complessi, anche le soluzioni proposte da word sono ottime. Il corredo dei bordi a nostra disposizione, ad esempio, è più ricco di quello di Excel; d’altra parte, Word non si preoccupa minimamente del tipo di dati inseriti nella tabella. Le date, ad esempio, non possono essere modificate nella forma.
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Lavorando con Excel, spesso, non ci si limita a effettuare qualche semplice calcolo matematico; al contrario, soprattutto in azienda, al complicarsi della realtà economica, si complicano anche le formule, le funzioni e i collegamenti sul foglio di calcolo.
Quando poi i fogli di lavoro sono condivisi tra più persone, che non si limitano a registrarvi sopra i dati, ma integrano le tabelle di nuove formule e funzioni, si rende necessario lavorare con regole condivise e cercando di lasciare le attività organizzate, in modo tale che chi arriva dopo di noi sia in grado di riprendere il lavoro proprio dal punto in cui lo abbiamo lasciato.
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Quando costruiamo un documento che non appartiene alla letteratura commerciale, o realizziamo una presentazione multimediale, un pieghevole, o qualunque altra forma di materiale in cui vengono utilizzate delle immagini, queste, una volta inserite tra le pieghe del nostro lavoro, perdono la propria identità di immagine e vengono incorporate al lavoro che stiamo realizzando, come se fossero un’unica cosa.
Col passar del tempo, può accadere che abbiamo bisogno di riutilizzare quelle immagini, ma non le abbiamo conservate a dovere e vorremmo riprenderle dal documento che abbiamo creato. Potremmo, con grande pazienza, copiarle a una ad una, incollarle in un programma di grafica, come l’Office Picture Manager, e salvarle, restituendo loro un’identità.
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Outlook è uno strumento estremamente potente e versatile per gestire la posta elettronica e i calendari, soprattutto per la sua insostituibile abilità nel sincronizzarsi con i palmari o con i cellulari, aiutandoci a gestire l’agenda degli impegni e delle ricorrenze. Uno dei suoi pochi punti deboli è che, nel suo pur ricco menù di esportazioni e importazioni (messaggi, calendari, contatti e rubriche), non prevede la possibilità di esportare o importare gli account di posta elettronica.
Quando abbiamo la necessità di risistemare il computer, per qualche ragione, o quando lavoriamo su più postazioni, dobbiamo, quindi, ogni volta, riordinare anche le caselle di posta elettronica partendo dalla procedura guidata di creazione account.
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L’obiettivo fondamentale di una tabella è quello di garantire maggiore leggibilità a una serie di dati che, altrimenti, richiederebbero una lunga e laboriosa analisi per essere interpretati; è quindi opportuno organizzare l’aspetto dei dati, sul foglio di lavoro, in maniera che possano essere interpretati quasi a colpo d’occhio.
Nel far ciò, è bene tenere presente come vi sono delle differenze sostanziali tra il materiale destinato a essere stampato e quello che, probabilmente, sarà prevalentemente utilizzato soltanto sul video.
Sulla carta, schemi e tabelle richiedono griglie leggere, distanze proporzionate tra righe e colonne, adeguato contrasto di colori, font leggibili e, possibilmente, privi di orpelli; quando, invece, lavoriamo sul monitor, possiamo curare di più i colori e gli effetti visivi, sapendo di essere aiutati, nella lettura, dalla luminosità dello schermo.
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Quando lavoriamo con Microsoft Word, o altri editor di testi, può rendersi necessario l’uso di font (caratteri) particolari, specialmente quando stiamo progettando materiale che ha anche contenuti di tipo grafico: un biglietto d’auguri, o un pieghevole, ad esempio.
La prima cosa da fare, naturalmente, è quella di procurarsi il font da utilizzare, scaricarlo sul computer e copiarlo nella cartella Fonts di Windows. Se il vostro sistema operativo è Windows Vista o Windows 7, guardando l’anteprima del file, troverete anche un pulsante “installa”, che provvede da solo all’installazione del carattere.
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