Esistono delle situazioni in cui si rende necessario creare una nuova tabella piuttosto che simularla attraverso la creazione di una query.

Vi sono diversi motivi per cui ciò deve essere fatto:

• la tabella di partenza è troppo grande e il tempo impiegato per far girare una query che la sintetizzi è troppo lungo e necessita di essere effettuato spesso;
• la tabella di partenza è molto complessa, mentre i dati richiesti devono essere presentati in maniera semplificata;
• vi sono molti campi di natura diversa rispetto a quella richiesta dal report, la query risulta pesante e necessita di tempi di elaborazione lunghi.

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Talvolta può essere utile, lavorando con Microsoft Excel, aprire più workbook contemporaneamente per confrontare i dati dei singoli fogli di lavoro, ma è importante disporli in modo tale che siano tutti visibili o gestibili.

Perciò, dopo averli aperti in successione da “Office button | Apri”, accingiamoci a ordinarli nel modo che sia più confortevole per il loro utilizzo.

Posizioniamoci su uno dei file aperti e dalla tab “Visualizza” clicchiamo su “Disponi tutto”: nella piccola finestra, possiamo scegliere di visualizzare i workbook disponendoli in orizzontale, verticale, sovrapposti o affiancati, a seconda della lunghezza delle colonne o delle righe, o più semplicemente del layout per noi più comodo.

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Il diagramma di Gantt è facilmente ottenibile con Microsoft Project ma, in mancanza di questo programma, anche con Excel 2007 (e analogamente con le precedenti versioni) è facilmente ottenibile personalizzando un grafico a barre in pila.

Per costruire un diagramma di Gantt facciamo un esempio semplice: nella colonna a, a partire dalla riga 2, inserite i nomi delle attività; nelle colonne B, C e D inserite, in corrispondenza dei nomi delle attività, la data di inizio, il tempo trascorso e quello rimanente. Selezionando la cella B2 e andando sulla formattazione della cella potrete selezionare il formato della data che desiderate.

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Vediamo quattro semplici e veloci trucchetti per migliorare il nostro lavoro in Word.

Cercare e sostituire lo stile in un documento: spesso in un documento composto da più pagine e magari scritto anche a più mani può capitare di avere più caratteri o stili. Per uniformare lo stile o il carattere dobbiamo andare alla voce “Sostituisci” nella scheda “Home” gruppo “Modifica” e selezionare la voce “Carattere” (o “Stile”) nel menu “Formato” che si può trovare in basso a sinistra nella finestra “Trova e Sostituisci”.

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Naturalmente scherziamo, anche se, in effetti, ci sono delle situazioni in cui vorremmo fare qualcosa che il programma non ci permette.

In molti casi, infatti, siamo soliti ricorrere alle funzioni quando il programma non riesce a risolvere per le vie note una nostra esigenza; se, per esempio, vogliamo estrarre il mese da una data usiamo la funzione “Month”, così come quando vogliamo calcolare la radice quadrata usiamo “RADQ”.

Sono queste funzioni precompilate dagli sviluppatori che, in quanto tali, risultano già disponibili a sistema. Questo non significa necessariamente che noi non possiamo programmarne delle altre.

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Forse sembrerà una stranezza e per certi versi non è un’operazione molto frequente, ma può essere utile talvolta importare un documento di Excel in Word, anche solo per visualizzarlo all’interno di un testo.

Se poi è anche possibile modificare la tabella di Excel direttamente in Word, tanto meglio, perché eviteremo di tenere aperte due applicazioni in contemporanea.

Innanzitutto è bene anticipare che inserire una semplice tabella in Word non equivale, per prestazioni e possibilità di calcolo, a importare un intero documento XLS.

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La fase di progettazione di un database è sempre la più delicata; da questo momento dipendono l’efficienza, velocità e qualità delle informazioni.

Ci sono informazioni che possono essere ragionevolmente riassunte in pochissimo spazio: se vogliamo registrare una presenza, per fare un esempio, non sarà necessario scrivere “PRESENTE” e per contro “ASSENTE”; più in generale possiamo affermare che in tutti i casi in cui abbiamo bisogno di registrare informazioni binarie, informazioni cioè che possono essere ragionevolmente sintetizzate in termini di acceso-spento, o si-no, sarà opportuno prevedere che alcuni campi delle nostre tabelle registrino queste informazioni con una “Tipologia di dati” che in Access viene identificata come “Si/No”.

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La necessità aguzza l’ingegno, si dice, e dalla mancanza di analoghe feature in Microsoft Office nascono gli add-in.

Quello che vi propongo oggi consente di inserire in una presentazione PowerPoint la view di un sito Internet aggiornato automaticamente con i cambiamenti apportati a esso.

L’add-in si chiama LiveWeb, è gratuito e scaricabile in formato compresso, è stato aggiornato per la versione di Microsoft Office 2007 e va installato con la solita procedura dei “Componenti aggiuntivi”.

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Vi piacciono gli elementi decorativi in un documento di Microsoft Word?

Bene, oltre alle già trattate WordArt, alle immagini tratte dalla Raccolta Multimediale, di cui si è parlato, a eventuali caselle di testo, che alleggeriscono lo scritto, si possono impostare i bordi di pagina, per raccogliere il testo all’interno di un riquadro dallo stile personale.

Nella scheda “Layout di pagina” si trova il pulsante “Bordi pagina”, che consente, come si legge nella descrizione attivata dal passaggio del mouse, di aggiungere o modificare i bordi della pagina.

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Sono in molti a utilizzare Word nelle funzioni essenziali senza preoccuparsi di comprendere alcuni meccanismi che possono, con un minimo sforzo, migliorare di molto l’estetica dei nostri documenti.

Un corretto utilizzo delle caratteristiche della funzione “Paragrafo” (dal menu “Home”, riquadro “Paragrafo”, premere sul segnetto in basso a destra) non può che darci grandi soddisfazioni.

I rientri, per esempio, possono indicare al programma (e con precisione millimetrica) la misura esatta dei margini che vogliamo applicare al paragrafo.

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