Bloccare salvataggio, stampa di revisioni e commenti in Microsoft Word

Ci siamo già occupati di commenti parlando di Excel e della possibilità o utilità di stamparli.

In questo post, invece, affronteremo il problema opposto, ovvero la necessità che i commenti e le revisioni vengano protetti dalla stampa, soprattutto per un problema di privacy, quando non si vuole rendere queste informazioni aggiuntive visibili a chi legge un documento Word stampato.

E proprio perché si tratta di un problema connesso alla privacy, bisognerà agire a livello di funzioni di sicurezza.

Dall’Office button accediamo alle “Opzioni di Word”: nella sezione “Centro protezione | Impostazioni centro protezione | Opzioni privacy” avremo una serie di scelte che possiamo fare per proteggere il contenuto del documento.

La parte che qui prenderemo in considerazione è la sezione “Impostazioni specifiche del documento” nella quale spunteremo l’opzione “Avvisa prima di stampare, salvare o inviare un file contenente revisioni e commenti”.

Se vogliamo sapere quali dati personali, inclusi i commenti, siano contenuti nel documento Word creato, lanciamo un controllo, cliccando sul pulsante “Controllo documento”; di default le voci sono tutte spuntate, ma se vogliamo restringere il controllo ai soli commenti, basta che sia “flaggata” la prima opzione. Clicchiamo su “Controlla” per avere il report del controllo eseguito.

Per rendere effettive le impostazioni date, clicchiamo su “Ok” ed ecco cosa avviene se si tenta di salvare, stampare o inviare per posta elettronica un documento, che contenga commenti o dati di revisione: un pop-up ci informa che il documento da salvare o stampare contiene commenti e ci chiede se vogliamo continuare o annullare l’azione lanciata.